Spora część pracodawców stwierdza, że ich zmiany w pracy zdalnej nie dotyczą, że nie będą wysyłać pracowników na nową pracę zdalną i tym samym nie będą musieli niczego płacić i problem sam się rozwiąże. Nic bardziej mylnego. O tym czym jest okazjonalna praca zdalna pisałam tutaj: Okazjonalna praca zdalna – czym jest i jakie są zasady jej wykonywania?

Praca okazjonalna przysługuje każdemu pracownikowi. Jest to ich uprawnienie. Rolą pracodawcy jest aby to uprawnienie ukształtować, a zatem określić zasady wykonywania pracy zdalnej 2023, podstawy do odmowy jej udzielenia i sposób kontroli. Przy konstruowaniu regulaminów dla przedsiębiorców nieraz spotykam się z sytuacją, że na pracy zdalnej jest jedna osoba, a cała reszta biura ma prawo do korzystania wyłącznie z pracy okazjonalnej. Jak wtedy postąpić? Opcje są dwie – wprowadzić regulamin i zawrzeć w nim również zapisy dla pracy zdalnej okazjonalnej albo z tym jednym pracownikiem zawrzeć porozumienie a dla pracy okazjonalnej wprowadzić zasady jej świadczenia.

Przykładowa treść zapisu:
1. Okazjonalna praca zdalna może być wykonywana za zgodą bezpośredniego przełożonego, na wniosek pracownika, złożony w postaci papierowej lub elektronicznej.
2. Pracodawca może w każdym czasie odwołać zgodę na pracę zdalną okazjonalną i polecić pracownikowi stawienie się w zakładzie pracy.
3. Z tytułu pracy zdalnej okazjonalnej, Pracownikowi nie przysługuje ryczałt na koszty energii elektrycznej oraz usługi telekomunikacyjne.

Nowe przepisy o pracy zdalnej powodują wiele pytań. Przykładowo - czy w sytuacji zmiany miejsca pracy pracownik musi informować kolejnego pracodawcę o wykorzystanych dniach z danego roku (24 dni pracy zdalnej)? Nowelizacja kodeksu pracy nie daje odpowiedzi na to pytanie. W ostatnich dniach pojawił się jednak nowy projekt rozporządzenia w sprawie wzoru świadectwa pracy. Wedle załącznika do rozporządzenia (pkt 6 ust 10) pracodawca będzie zobowiązany do podania na świadectwie pracy czy pracownik wykonywał pracę zdalną okazjonalną w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy .

Regulamin pracy zdalnej okazjonalnej nie jest skomplikowany. Warto jednak zasięgnąć opinii przy jego konstruowaniu, aby nie popełnić błędów. Jeżeli chcesz aby Twoi pracownicy nie pracowali z kawiarni czy hotelu i zachowali pewne standardy, ustal je w regulaminie.

Anna Kałużna radca prawny


Sprawdź:

Regulamin pracy zdalnej wzór - cz. 4 – zasady organizacyjne

Przepisy o pracy zdalnej podają co powinno się znaleźć w nowym regulaminie pracy zdalnej. O tym, co stanowi minimum pisałam tutaj: Regulamin pracy zdalnej – co w nim zawrzeć?

W regulaminie lub porozumieniu określa się w szczególności:
3) zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego, o którym mowa w art. 6724 § 3,

Praca zdalna ekwiwalent

Wysokość ekwiwalentu powinna odpowiadać faktycznym kosztom korzystania przez pracownika z jego materiałów i narzędzi pracy, do celów związanych z pracą. W celu uzgodnienia wysokości ekwiwalentu pracownik wraz z pracodawcą ustalają, które materiały i narzędzia pracy nie będą zapewnione przez pracodawcę. Pracownik wskazuje własne narzędzia, za pomocą których będzie wykonywał pracę zdalną oraz podaje ich uzasadnioną wycenę na moment rozpoczęcia pracy zdalnej. Pracownik powinien uzyskać akceptację wskazanych narzędzi oraz kosztów korzystania z nich przez pracodawcę.

Przy ustalaniu ekwiwalentu pieniężnego można odwołać się do przepisów podatkowych w zakresie amortyzacji. Dla przykładu: Pracownik zawarł z pracodawcą umowę o używanie w pracy własnego laptopa. Sprzęt został wyceniony na 3000 zł. Roczna stawka amortyzacyjna dla komputerów wynosi 30%. Roczny odpis wynosi 900 zł (3000 zł x 30%), a miesięczny 75 zł (900 zł : 12 miesięcy).

Wzór zapisów o ekwiwalencie może wyglądać następująco:

1. Strony mogą ustalić zasady wykorzystywania przez Pracownika materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, niezapewnionych przez Pracodawcę, o ile spełniają one wymagania BHP. W takim przypadku Pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z Pracodawcą. Warunki korzystania z własnych materiałów i narzędzi pracy określa się na podstawie odrębnych uzgodnień.
2. Pracodawca co roku dokonuje ustalenia lub weryfikacji dotychczasowej wysokości ekwiwalentu, biorąc pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby Pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału.


Anna Kałużna radca prawny


Sprawdź:

Regulamin pracy zdalnej wzór - cz. 6 – ryczałt dla pracy zdalnej

Przepisy o pracy zdalnej podają co powinno się znaleźć w nowym regulaminie pracy zdalnej. O tym, co stanowi minimum pisałam tutaj: Regulamin pracy zdalnej – co w nim zawrzeć?

W regulaminie lub porozumieniu określa się w szczególności:
3) zasady ustalania ryczałtu, o którym mowa w art. 6724 § 4;

Praca zdalna ryczałt

Przy ustalaniu ryczałtu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.

Pracodawca pokrywa koszty energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych, które są niezbędne do wykonywania pracy zdalnej w rzeczywistej wysokości. Praca zdalna 2023 nie wprowadza obowiązku pokrywania ww. kosztów w zakresie przekraczającym normę niezbędną do prawidłowego wykonywania pracy – dotyczy to m.in. szybkości połączenia, wielkości czy dostępności połączenia oraz czasu pracy. Pracodawca może podać co uznaje za normę zapewniającą prawidłowe wykonywanie pracy zdalnej w celu uniknięcia nieporozumień. W szczególności pracodawca nie musi zapewniać połączeń poza krajem, jeśli nie są konieczne do wykonywania pracy oraz pokrywać kosztów usług, z których pracownik korzysta poza miejscem i czasem pracy zdalnej.

Wzór zapisów o ryczałcie może wyglądać następująco:
1. Zwrot kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych następuje poprzez wypłatę miesięcznego ryczałtu. Ryczałt ustalany jest przy założeniu maksymalnie ………… dni wykonywania pracy zdalnej miesięcznie, a jego wysokość może być różna dla danej grupy pracowników.
2. Pracodawca co roku dokonuje ustalenia lub weryfikacji dotychczasowej wysokości ryczałtu, biorąc pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby Pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.
3. Wysokość ryczałtu podawana jest w sposób przyjęty w zakładzie pracy.

Wysokość ryczałtu wprowadzana jest zarządzeniem Pracodawcy na podstawie odpowiedniej kalkulacji. Zarządzenie o ryczałcie może wyglądać następująco:

Ustala się wysokość miesięcznego ryczałtu, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej na kwotę: ……. zł.


Anna Kałużna radca prawny


Sprawdź:

Regulamin pracy zdalnej wzór - cz. 5 –zwrot kosztów pracy zdalnej

Przepisy o pracy zdalnej podają co powinno się znaleźć w nowym regulaminie pracy zdalnej. O tym, co stanowi minimum pisałam tutaj: Regulamin pracy zdalnej – co w nim zawrzeć?

W regulaminie lub porozumieniu określa się w szczególności:
2) zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów, o których mowa w art. 6724 § 1 pkt 2 lub 3;

Nowa praca zdalna 2023 to przede wszystkim nowe zasady zwrotu kosztów. Pracodawca jest zobowiązany określić procedurę zwrotu kosztów obowiązkowych (najczęściej chodzi tu o koszty energii elektrycznej lub usług telekomunikacyjnych zużywane na korzystanie z narzędzi lub materiałów niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej) i poinformować pracowników o dodatkowych kosztach, które będą im zwracane.

Jakie narzędzia i materiały są brane pod uwagę?

Narzędzia pracy to urządzenia umożliwiające wykonanie czynności składających się na proces pracy. Podstawowym narzędziem jest zazwyczaj komputer. Wszelkie inne narzędzia będą wynikały ze specyfiki danego stanowiska. Do narzędzi pracy mogą należeć router internetowy, telefon komórkowy, dodatkowy monitor czy osprzęt komputerowy (klawiatura, mysz), drukarka, skaner, słuchawki, dostęp do programów komputerowych lub specjalistycznej literatury (w tym dostępy online). Materiały to przedmioty eksploatacyjne wykorzystywane przy pracy zdalnej, najczęściej przy użyciu narzędzi np. papier czy toner do drukarki, artykuły piśmiennicze.

Należy sobie zadać pytanie co dany pracownik na danym stanowisku ma do dyspozycji, a następnie ustalić jakie zasady zwrotu kosztów będą najlepsze i rynkowe. Koszty energii elektrycznej to koszty energii elektrycznej użytej przez komputer, dodatkowy monitor, drukarkę lub inne narzędzie pracy, które jest konieczne dla pracy zdalnej. Koszty usług telekomunikacyjnych to koszty dostępu do Internetu oraz koszty rozmów telefonicznych, koszty związane z wykorzystywaniem określonych komunikatorów czy narzędzi np. pagerów.

Wzór zapisów o zwrocie kosztów:
1. Zwrot kosztów następuje na pisemny wniosek Pracownika złożony do Pracodawcy po zakończeniu danego miesiąca kalendarzowego. Do wniosku załącza się odpowiedni dokument księgowy potwierdzający obciążenie pracownika kosztami wraz z dowodem zapłaty, przy czym:
a) do wniosku o zwrot kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy dołącza się oświadczenie Pracownika o celowości, zasadności oraz uprzedniej akceptacji wydatku przez Pracodawcę,
b) do wniosku o zwrot kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych dołącza się oświadczenie Pracownika o rodzaju używanych narzędzi pracy, ich normach zużycia energii elektrycznej, kopię dokumentów potwierdzających poniesienie kosztów, a także ilości dni wykonywania pracy zdalnej przy ich wykorzystaniu.
2. Zwrot uzasadnionych kosztów następuje po dokonaniu weryfikacji wniosku przez Pracodawcę.

Zwrot innych kosztów

Ustawodawca nie precyzuje, jakie koszty można zakwalifikować pod pojęciem innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej. Koszty te muszą być bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej. Do innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej można zaliczyć np. koszty usług kurierskich, opłaty za przesyłki pocztowe (znaczki, koperty, etc.), koszty związane z odbiorem i niszczeniem dokumentów.

Zapisy mogą wyglądać następująco:
Pracodawca zobowiązuje się do pokrycia dodatkowo kosztów: ….., o ile będą one bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, poprzez ich zwrot Pracownikowi.


Anna Kałużna radca prawny


Sprawdź:

Regulamin pracy zdalnej wzór - cz. 4 – zasady organizacyjne

Przepisy o pracy zdalnej podają co powinno się znaleźć w nowym regulaminie pracy zdalnej. O tym, co stanowi minimum pisałam tutaj: Regulamin pracy zdalnej – co w nim zawrzeć?

W regulaminie lub porozumieniu określa się w szczególności:
4) zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;

Ustawa o pracy zdalnej nie wymaga określenia zasad świadczenia pracy zdalnej, a jedynie zasad porozumiewania się i potwierdzania obecności. Jak je ustalić?

Poniżej przykładowe zapisy:
1. W czasie pracy, Pracownik jest zobowiązany pozostawać w stałej dyspozycji Pracodawcy, w tym w szczególności pozostawać w stałej łączności z Pracodawcą za pomocą wskazanych przez Pracodawcę środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość i być łatwo dostępnym do kontaktu dla innych Pracowników.
2. Rozpoczęcie i zakończenie pracy zdalnej Pracownik potwierdza za pośrednictwem odpowiedniego systemu informatycznego Pracodawcy lub poprzez przekazanie Pracodawcy pisemnej listy obecności wskazującej godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy. Pisemne listy będę uzupełniane przez Pracownika na bieżąco, niezwłocznie po rozpoczęciu i zakończeniu pracy oraz przedkładane Pracodawcy na każde jego żądanie, nie rzadziej niż raz w miesiącu kalendarzowym. Pracodawca może weryfikować podane przez Pracownika godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.

Praca zdalna 2023 daje możliwość sformalizowania zasad organizacji pracy. Obowiązek zwrotu kosztów pracy zdalnej powoduje konieczność po stronie pracodawcy opracowania formuł pozwalających na ewidencjonowanie czasu pracy. Dotychczasowe zwyczaje, powinny zostać wprowadzone do regulaminu, tak aby każdy pracownik był zobowiązany do ich przestrzegania.

Zapisy mogą wyglądać następująco:
1. Praca zdalna w formie mieszanej będzie wykonywana zgodnie z grafikiem. Grafiki określają dni w których Pracownik wykonuje pracę w biurze Pracodawcy oraz dni kiedy praca będzie świadczona w formie pracy zdalnej. Pracownicy są zobowiązani do ustalania swojego grafiku pracy, zgodnie z wymaganiami Regulaminu. Grafik może być prowadzony w formie pisemnej lub elektronicznej, w tym za pośrednictwem systemów informatycznych zapewnionych przez Pracodawcę.
2. Grafiki będą ustalane nie rzadziej niż raz na tydzień. Pracownik ustala grafik na dany dzień, lub wprowadza do niego zmiany, najpóźniej na jeden dzień wcześniej.

Anna Kałużna radca prawny


Sprawdź:

Regulamin pracy zdalnej wzór - cz. 3 – wniosek o pracę zdalną

Przepisy o pracy zdalnej podają co powinno się znaleźć w nowym regulaminie pracy zdalnej. O tym, co stanowi minimum pisałam tutaj: Regulamin pracy zdalnej – co w nim zawrzeć?

Jednym z podstawowych elementów regulaminu pracy zdalnej jest opracowanie procedury składania wniosku. Zmiany w prawie pracy ustalają pewne ramy postępowania z wnioskiem, ale określenie kwestii szczegółowych pozostawione jest pracodawcy. Warto wprowadzić odpowiednie zapisy uwzględniające strukturę organizacyjną pracodawcy, specyfikę działalności oraz przesłanki jej udzielenia lub odmowy.

Poniżej przykładowa treść zapisów:
1. Pracownik może złożyć do Pracodawcy wniosek o uzgodnienie pracy zdalnej za pośrednictwem swojego kierownika. Wniosek powinien zostać złożony w postaci papierowej lub elektronicznej.
2. Pracodawca uzgadnia wniosek, biorąc pod uwagę potrzeby Pracodawcy, organizację pracy działu oraz ocenę Pracownika, a w szczególności jego samodyscyplinę, umiejętność pracy bez stałego i bezpośredniego nadzoru, umiejętności organizacyjne, w tym umiejętność efektywnego zarządzania czasem pracy, zdolności komunikacyjne, możliwość i umiejętność zorganizowania sobie odpowiednich warunków pracy poza biurem Pracodawcy.

W ramach regulaminu, pracodawca może określić wzór wniosku o uzgodnienie pracy zdalnej. Wniosek taki winien zawierać w sobie odpowiednie oświadczenie o warunkach lokalowych i zapoznaniu się z Regulaminem pracy zdalnej.

Poniżej przykładowa treść zapisów:

Niniejszym wnoszę o uzgodnienie pracy zdalnej:
- w pełnym wymiarze /wymiarze …… dni w tygodniu/miesiącu
- w okresie od… do … /do odwołania
- pod adresem ……..

Na potrzeby wykonywania pracy zdalnej niniejszym oświadczam, że posiadam warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej oraz zobowiązuję się, że w przypadku zmiany warunków lokalowych i technicznych uniemożliwiających wykonywanie pracy zdalnej poinformuje o tym niezwłocznie Pracodawcę.

Anna Kałużna radca prawny


Sprawdź:

Regulamin pracy zdalnej wzór - cz. 2 – zakres podmiotowy

Przepisy o pracy zdalnej podają co powinno się znaleźć w nowym regulaminie pracy zdalnej. O tym, co stanowi minimum pisałam tutaj: Regulamin pracy zdalnej – co w nim zawrzeć?

W regulaminie lub porozumieniu określa się w szczególności:
1) grupę lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną.

Przepisy wymagają zatem, aby pracodawca ustalił, czy pracę zdalną przewiduje dla wszystkich pracowników, czy tylko dla wybranych grup. Dla niektórych grup pracowników, z uwagi na warunki świadczenia pracy, wykonywanie jej w formie zdalnej może być niewskazane lub niemożliwe – np. pracownicy fizyczni czy laboranci. Praca zdalna najczęściej obejmuje pracowników biurowych. Wymogi w zakresie dopuszczalności pracy w warunkach zdalnych przewidują też przepisy BHP.

Poniżej przykładowa treść zapisów:
1. Pracą zdalną mogą być objęte następujące grupy pracowników: …..
2. Pracą zdalną mogą być objęci wszyscy pracownicy.

Omawiając tematykę podmiotową, warto przytoczyć następujący przykładowy zapis:
Praca zdalna może być realizowana w sposób stały lub w formie mieszanej - częściowo zdalnie a częściowo w biurze Pracodawcy. Pracodawca dopuszcza możliwość świadczenia pracy zdalnej w pełnym zakresie czasu pracy, wyłącznie w szczególnie uzasadnionych przypadkach.

Pracodawca może ustalić w regulaminie jakie grupy pracowników będą uprawnione do pracy zdalnej stałej, a jakie pracy zdalnej w formie mieszanej realizowanej wg grafików.

Należy pamiętać, że pracownik wykonujący pracę zdalną nie może być traktowany mniej korzystnie w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych niż inni Pracownicy zatrudnieni przy takiej samej lub podobnej pracy, z uwzględnieniem odrębności związanych z warunkami wykonywania pracy zdalnej. Pracownik nie może być w jakikolwiek sposób dyskryminowany z powodu wykonywania pracy zdalnej, jak również z powodu odmowy wykonywania takiej pracy.

Pracownicy, co do których praca zdalna w regulaminie nie została przewidziana, mogą jednak składać do pracodawcy wniosek o wykonywanie okazjonalnej pracy zdalnej. Przy ograniczeniu grup, warto dodać zapisy w tym przedmiocie.

Przykładowy zapis:
Pracownik może złożyć do Pracodawcy wniosek o wykonywanie okazjonalnej pracy zdalnej w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym za pośrednictwem swojego kierownika. Wniosek powinien zostać złożony w postaci papierowej lub elektronicznej. Do okazjonalnej pracy zdalnej mają zastosowanie przepisy niniejszego Regulaminu, z wyłączeniem zapisów określonych w art. 6733 § 2 Kp.

Anna Kałużna radca prawny


Sprawdź:

Praca zdalna - z czyjej inicjatywy może być wykonywana?

Jak wprowadzić Regulamin wykonywania pracy zdalnej i czy zawsze jest wymagany?

Okazjonalna praca zdalna – czym jest i jakie są zasady jej wykonywania?

Przepisy o pracy zdalnej podają co powinno się znaleźć w nowym regulaminie pracy zdalnej. O tym, co stanowi minimum pisałam tutaj: Regulamin pracy zdalnej – co w nim zawrzeć?

Niestety ustawodawca nie precyzuje, co rozumiemy pod pewnymi pojęciami. Jak ustalić zasady pokrywania kosztów, kontroli pracownika czy wykonywania pracy zdalnej? W kolejnych wpisach podam przykładowe zapisy regulaminu pracy zdalnej 2023.

Od czego zacząć? Od ustalenia celu regulaminu i podstawowych pojęć.

Celem Regulaminu jest określenie zasad pracy zdalnej, w ramach której Pracownicy są uprawnieni do wykonywania pracy całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez Pracownika i każdorazowo uzgodnionym z Pracodawcą, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (dalej: praca zdalna).

Użyte w Regulaminie pojęcia oznaczają:
1. Pracodawca – [podajemy nazwę, siedzibę i dane rejestrowe];
2. Pracownik – osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę;
3. Miejsce wykonywana pracy zdalnej – miejsce wskazane przez Pracownika, w tym adres zamieszkania Pracownika albo inne miejsce poza biurem Pracodawcy, które zostało uzgodnione przez Pracodawcę i Pracownika jako miejsce świadczenia pracy;
4. Środki bezpośredniego porozumiewania się na odległość – rozwiązania techniczne, w tym urządzenia teleinformatyczne i współpracujące z nimi narzędzia programowe, umożliwiające indywidualne porozumiewanie się na odległość przy wykorzystaniu transmisji danych między systemami teleinformatycznymi (np. poprzez pocztę elektroniczną, telefon komórkowy, sieć Internet).


Anna Kałużna radca prawny

Sprawdź:

Nowe przepisy o pracy zdalnej, czyli co się tak naprawdę wydarzyło?

Praca zdalna – czym jest i gdzie może być wykonywana?