W dniu 17.05.2024 r. wchodzą nowe obowiązki dla pracodawców. Zmiany przepisów BHP z listopada 2023 r. dotyczące stanowisk wyposażonych w monitory ekranowe zaczynają obowiązywać wszystkich pracowników.

Jakie są nowe minimalne wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy?

Zgodnie z nowym brzmieniem rozporządzenia:
1) na każdym stanowisku pracy musi znajdować się monitor ekranowy, osobna mysz i klawiatura, krzesło, stół oraz opcjonalnie wyposażenie dodatkowe (stacja dysków, drukarka, skaner, uchwyt na dokument i podnóżek),
2) krzesło powinno posiadać regulowane podłokietniki, regulację wysokości siedziska, regulację wysokości oparcia odcinka lędźwiowego kręgosłupa, regulację kąta pochylenia oparcia oraz odpowiednie wymiary oparcia i siedziska, zapewniające wygodną pozycję ciała i swobodę ruchów
3) należy zapewnić na stanowisku dodatkowy monitor lub podstawkę do laptopa, aby górna krawędź ekranu znajdowała się na wysokości wzroku pracownika,

Zmiany w obowiązkach pracodawców

W związku z tym, że w ramach pracy zdalnej pracodawca zobowiązany jest do zapewnienia Pracownikowi wszelkich materiałów i narzędzi pracy, pracownikom tym należy zapewnić dodatkowe monitory (lub podstawki pod laptopy), osobną mysz oraz osobną klawiaturę do używania w czasie pracy zdalnej, albo zapewnić ekwiwalent za korzystanie z własnych sprzętów np. w postaci ryczałtu.

Dodatkowo, konieczne jest pobranie od pracowników nowych oświadczeń dot. spełniania warunków bhp w ramach pracy zdalnej oraz zaktualizowanie stawek przyjętych do zwrotu kosztów (ustawa wymaga corocznej weryfikacji).

Jaka dokumentacja jest potrzebna?

Aby sprostać przepisom rozporządzenia należy dostosować istniejące dokumenty i ustalić jakie koszty pracodawca może przeznaczyć na dodatkowy sprzęt. Można porozumieć się z pracownikami, że część sprzętów będzie zapewniona przez pracownika we własnym zakresie za zapłatą ekwiwalentu lub ryczałtu.

Zasadne jest przygotowanie:
1) zmiany regulaminu pracy zdalnej (jeżeli np. dajemy pracownikom myszki, a wcześniej ujmowaliśmy tylko laptop)
2) zmiany wysokości ryczałtu dla pracy zdalnej z ujęciem nowych sprzętów
3) uzgodnienie korzystania ze sprzętu własnego pracownika

Pracodawcy muszą pamiętać, że zmiany w BHP obowiązują od 6 miesięcy i dla nowo zatrudnianych pracowników winni byli je stosować od 17.11.2023 r. Jeżeli zmiany jeszcze nie zostały wprowadzone, warto się z tym pospieszyć.


Anna Kałużna radca prawny

Sprawdź:

Praca zdalna – ekwiwalent pieniężny za wykorzystywanie przez pracownika własnych materiałów i narzędzi pracy 

Praca zdalna – ryczałt zamiast zwrotu kosztów lub ekwiwalentu

Jak się okazuje, ustawodawca wprowadził bardzo rozbudowane zasady korzystania z pracy zdalnej. Mają one zastosowanie dla pracowników, którzy pracę wykonują w tych warunkach w całości (cały tydzień) lub w części (kilka dni w tygodniu). Dla pracowników, którzy prace wykonują w sposób zdalny jedynie sporadycznie, przewidziano mniej restrykcyjne zasady.

 

Pracodawcy, którzy chcą pozostawać w zgodzie z obowiązującymi przepisami, a nie zdążą sporządzić regulaminu czy innych dokumentów do pracy zdalnej, mogą przez pewien okres ograniczyć możliwość korzystania z niej, informując pracowników o możliwości złożenia wniosku o wykonywanie pracy zdalnej okazjonalnej.

 

Formuła ta opiera się na tym, że wymiar pracy  nie przekracza 24 dni w roku kalendarzowym, a sama praca wykonywana jest na wniosek pracownika. 

 

Do pracy zdalnej okazjonalnej nie stosuje się przepisów art. 67(19)–67(24) oraz art. 67(31) § 3. W takiej sytuacji nie ma zatem:

1) regulaminu, porozumień czy poleceń albo wiążących wniosków,

2) dodatkowych obowiązków informacyjnych,

3) obowiązku zwrotu kosztów czy ekwiwalentu za korzystanie z narzędzi własnych

 

A contrario, do pracy okazjonalnej stosuje się wyłącznie przepisy od art. 67(25) do art. 67(34), tj:

1) wypłata kosztów, ekwiwalentu czy ryczałtu dalej nie stanowią przychodu,

2) pracodawca ma obowiązki w zakresie ochrony danych osobowych,

3) pracodawca może przeprowadzić kontrolę, ale na zasadach ustalonych z pracownikiem,

4) pracownik ma być traktowany z zachowaniem zasady niedyskryminacji i może korzystać z zakładu pracy,

5) pracodawca ma tożsame obowiązki z zakresu BHP, w tym w zakresie oceny ryzyka

 

24 dni w roku to 2 dni w miesiącu. Pracodawca winien wprowadzić system rejestrujący ten sposób korzystania z pracy zdalnej, aby nie narazić się na konsekwencje braku wprowadzenia ogólnych zasad wykonywania pracy zdalnej.

Pracownik wykonujący pracę zdalną nie może być traktowany mniej korzystnie w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych niż inni pracownicy zatrudnieni przy takiej samej lub podobnej pracy, z uwzględnieniem odrębności związanych z warunkami wykonywania pracy zdalnej.

 

Pracownik nie może być w jakikolwiek sposób dyskryminowany z powodu wykonywania pracy zdalnej, jak również z powodu odmowy wykonywania takiej pracy.

 

Pracodawca umożliwia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przebywanie na terenie zakładu pracy, kontaktowanie się z innymi pracownikami oraz korzystanie z pomieszczeń i urządzeń pracodawcy, zakładowych obiektów socjalnych i prowadzonej działalności socjalnej – na zasadach przyjętych dla ogółu pracowników.

 

Nowelizacja wprost wskazuje na uprawnienia pracowników zdalnych i ich ochronę. Mają być oni traktowani tak samo jak pracownicy stacjonarni, przy uwzględnieniu pewnych odrębności w warunkach wykonywania pracy. Mają mieć dostęp do tożsamych premii, prezentów świątecznych, ale także szkoleń czy innych świadczeń. Powyższe może rodzić szereg pytań np. w zakresie zapewnienia pracownikom kanapek czy kawy w biurze.

 

Należy także przypomnieć, że odmowa wyrażenia przez pracownika zgody na zmianę warunków wykonywania pracy w toku zatrudnienia, wystąpienie z wnioskiem o wykonywanie pracy zdalnej przez pracownika, a także zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej nie mogą stanowić przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie przez pracodawcę umowy o pracę. Tu również ustawa wprowadza mechanizm ochronny dla pracownika.

 

Ustawa wprowadza także udogodnienie dla pracownika co do formy kontaktu z pracodawcą. W przypadku wykonywania pracy zdalnej wnioski pracownika, dla których przepisy kodeksu lub innych ustaw lub aktów wykonawczych, określających prawa i obowiązki z zakresu prawa pracy, wymagają formy pisemnej, mogą być złożone w postaci papierowej lub elektronicznej. Ustawa mówi o wnioskach, nie precyzując o jakie wnioski chodzi. Można jedynie zakładać, że wnioski te dotyczą spraw bieżących jak urlopy, świadczenia czy zgłoszenia członków rodzin do ubezpieczeń, a nie oświadczeń kształtujących stosunek prawa, jak np. oświadczenie o wypowiedzeniu umowy.