BLOG

Obsługa wdrożenia procedur dla sygnalistów


Wdrażanie regulacji dotyczących ochrony sygnalistów to złożony proces, wymagający znajomości prawa oraz umiejętnego zarządzania ryzykiem i ochroną danych.

Nasza Kancelaria oferuje wsparcie, obejmujące:
  • prosty regulamin zgłoszeń wewnętrznych – jasne zasady przyjmowania zgłoszeń, które usprawnią zarządzanie informacjami o naruszeniach,
  • bieżące wyjaśnienia – praktyczne wskazówki, zapewniające zgodność z przepisami,
  • wzory upoważnień i dokumentów RODO – gotowe dokumenty, ułatwiające spełnienie wymogów prawnych,
  • szkolenia dla pracowników wyznaczonych do obsługi sygnalistów – zwiększenie świadomości na temat ochrony sygnalistów i praktycznego stosowania procedur.

Dodatkowo, oferujemy usługę zewnętrznego Pełnomocnika ds. sygnalistów, zapewniając profesjonalny kontakt z sygnalistami, prowadzenie rejestru zgłoszeń i obsługi zgłoszeń i realizację obowiązków informacyjnych.

Zapraszamy do kontaktu, aby dowiedzieć się więcej o naszej ofercie i uzyskać wsparcie w procesie wdrożenia przepisów dotyczących ochrony sygnalistów.


Anna Kałużna radca prawny


Sprawdź:

7 kroków do wdrożenia procedury sygnalistów

Procedury dot. sygnalistów – to może być proste

7 kroków do wdrożenia procedury sygnalistów


Od 25 września 2024 roku przedsiębiorstwa zatrudniające co najmniej 50 pracowników będą zobowiązane do wdrożenia procedur umożliwiających zgłaszanie nieprawidłowości wewnętrznych przez pracowników.


Etapy wdrożenia procedur ochrony sygnalistów


Dla efektywnego wdrożenia nowych przepisów, pracodawcy powinni podjąć następujące kroki:

Przygotowanie procedury zgłoszeń naruszeń – należy opracować formalną procedurę, określającą sposób przyjmowania i obsługi zgłoszeń o naruszeniach prawa. Konieczne jest wyznaczenie osób odpowiedzialnych za jej realizację.

Utworzenie kanałów zgłoszeń – organizacje muszą stworzyć bezpieczne i dostępne kanały komunikacji, np. dedykowany adres e-mail lub infolinię, które umożliwią pracownikom zgłaszanie naruszeń anonimowo.

Prowadzenie rejestru zgłoszeń – każda firma powinna prowadzić ewidencję wszystkich otrzymanych zgłoszeń, w tym datę zgłoszenia, jego treść oraz podjęte działania następcze.

Potwierdzanie przyjęcia zgłoszeń – zgłoszenia powinny być formalnie potwierdzane w ciągu 7 dni roboczych od ich otrzymania, aby sygnaliści mieli pewność, że ich informacje zostały odebrane i będą rozpatrywane.

Przeprowadzanie postępowań wyjaśniających – w przypadku poważnych zgłoszeń, pracodawca jest zobowiązany do przeprowadzenia wewnętrznych postępowań wyjaśniających, które powinny być zakończone w możliwie najkrótszym czasie.

Informowanie o podjętych działaniach następczych – organizacja musi poinformować sygnalistę o wynikach postępowania oraz podjętych krokach w ciągu maksymalnie 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia.

Dostosowanie procedur RODO – wdrożenie procedur ochrony sygnalistów wymaga również dostosowania istniejącej dokumentacji RODO, w tym rejestru czynności przetwarzania danych, klauzul informacyjnych i oceny ryzyka.

Poza ww. regulacjami, procedura powinna też gwarantować bezstronność weryfikacji zgłoszeń i ustanowienie podmiotu dedykowanego do przyjmowania i obsługi zgłoszeń. Może być to podmiot w strukturach pracodawcy lub niezależny podmiot zewnętrzny (tzw. outsourcing).

Jeżeli chcesz powierzyć te obowiązki swoim pracownikom, zapraszamy do kontaktu ws. wzorów Procedury i dokumentacji RODO, które pozwolą Ci wdrożyć plan minimum i spełnić wymogi ustawy. Pamiętaj jednak, że wszystkie te czynności możesz zlecić zewnętrznie.


Ochrona danych osobowych sygnalistów

Przygotowując dokumenty dotyczące ochrony sygnalistów, firmy muszą również dostosować swoją politykę ochrony danych osobowych, aby spełnić wymogi RODO. Pracodawca staje się administratorem danych osobowych dotyczących sygnalistów, co wymaga wprowadzenia odpowiednich zapisów do dokumentacji RODO.



Zapraszamy do kontaktu, aby dowiedzieć się więcej o naszej ofercie i uzyskać wsparcie w procesie wdrożenia przepisów dotyczących ochrony sygnalistów.


Anna Kałużna radca prawny

Sprawdź:

Procedury dot. sygnalistów – to może być proste

Obsługa wdrożenia procedur dla sygnalistów

Procedury dot. sygnalistów – to może być proste


Wraz z uchwaleniem ustawy o ochronie sygnalistów z 24 czerwca 2024 roku, firmy muszą przygotować się na spełnienie nowych wymogów prawnych.

Od 25 września 2024 roku przedsiębiorstwa zatrudniające co najmniej 50 pracowników będą zobowiązane do wdrożenia procedur umożliwiających zgłaszanie nieprawidłowości wewnętrznych przez pracowników. Liczba pracowników jest ustalana na podstawie przeliczenia na pełne etaty.

Wyjątek stanowią podmioty działające w sektorach finansowych, bezpieczeństwa transportu, ochrony środowiska oraz zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Obowiązek wprowadzenia procedur dla tych podmiotów istnieje niezależnie od liczby zatrudnionych pracowników.


Kary za niespełnienie wymogów

Niezastosowanie się do obowiązków wynikających z ustawy może skutkować poważnymi sankcjami, takimi jak kara grzywny, ograniczenie wolności, a nawet pozbawienie wolności do lat trzech.

Przewidziane kary obejmują:

  • utrudnianie pracownikom dokonywania zgłoszeń,
  • podejmowanie działań odwetowych wobec sygnalistów,
  • naruszenie poufności tożsamości sygnalistów.
Brak ustanowienia i wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych stanowi wykroczenie i podlega karze grzywny.


Rodzaje naruszeń objętych zgłoszeniem

Zgłoszenia sygnalistów mogą dotyczyć szerokiego zakresu naruszeń, w tym:
  • naruszenia praw człowieka i obywatela,
  • korupcji i zamówień publicznych,
  • naruszeń w obszarze usług finansowych, przeciwdziałania praniu pieniędzy,
  • bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska,
  • bezpieczeństwa żywności, zdrowia publicznego i ochrony danych osobowych,
  • naruszeń interesów finansowych Skarbu Państwa oraz jednostek samorządu terytorialnego i unii europejskiej.

Etapy wdrożenia procedur ochrony sygnalistów

Dla efektywnego wdrożenia nowych przepisów, pracodawcy powinni podjąć następujące kroki:
  • przygotowanie procedury zgłoszeń naruszeń,
  • utworzenie kanałów zgłoszeń,
  • prowadzenie rejestru zgłoszeń,
  • potwierdzanie przyjęcia zgłoszeń,
  • przeprowadzanie postępowań wyjaśniających,
  • informowanie o podjętych działaniach następczych,
  • dostosowanie procedur RODO.

Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej o elementach procedury wdrożenia i koniecznych zmianach w RODO – zapoznaj się z artykułem: 7 kroków do wdrożenia procedury sygnalistów


Konsultacje z przedstawicielami pracowników

Procedura zgłoszeń wewnętrznych musi być skonsultowana z zakładową organizacją związkową, a jeśli taka nie istnieje, to z wybranymi przedstawicielami pracowników. Konsultacje powinny odbywać się w okresie nie krótszym niż 5 dni i nie dłuższym niż 10 dni od przedstawienia projektu procedury. Ostatecznie, procedura ta musi zostać ogłoszona pracownikom i wchodzi w życie po upływie 7 dni od daty jej ogłoszenia.


Zakres ochrony sygnalistów

Głównym celem ustawy jest zapewnienie skutecznej ochrony sygnalistom, czyli osobom, które działając w dobrej wierze zgłaszają lub ujawniają informacje o naruszeniach prawa.

Sygnalistami mogą być osoby takie jak pracownicy, byli pracownicy, kandydaci do pracy, osoby pracujące na podstawie umów cywilnoprawnych, przedsiębiorcy, akcjonariusze, członkowie organów prawnych, stażyści, wolontariusze i praktykanci.

Pracodawca nie może podejmować działań odwetowych wobec sygnalistów, które mogłyby obejmować m.in.:
  • zwolnienie z pracy lub wypowiedzenie umowy,
  • obniżenie wynagrodzenia,
  • negatywne oceny wyników pracy lub pominięcie przy awansowaniu,
  • mobbing, dyskryminację lub inne formy niekorzystnego traktowania,
  • utrudnianie znalezienia pracy w przyszłości.

Ponadto, pracodawcy mają obowiązek zapewnienia pełnej poufności danych sygnalistów, co obejmuje także ochronę przed ujawnieniem tożsamości poprzez analizę głosu czy stylu pisania.


Zapraszamy do kontaktu, aby uzyskać wsparcie w procesie wdrożenia przepisów dotyczących ochrony sygnalistów.


Anna Kałużna radca prawny


Sprawdź:

7 kroków do wdrożenia procedury sygnalistów

Obsługa wdrożenia procedur dla sygnalistów


Czy muszę wdrożyć własne Standardy Ochrony Małoletnich?


Czy muszę mieć własne Standardy? Wielokrotnie spotykam się z tym pytaniem

Kiedy animator/trener/opiekun jest zobowiązany samodzielnie wdrożyć Standardy, a kiedy wystarczy, że będzie stosował Standardy organizatora eventu/warsztatów/zajęć? A co jeżeli zlecamy wszystkie usługi dotyczące dzieci innym podmiotom, a my ich tylko koordynujemy?

Odpowiedź na te pytania nie jest oczywista, bo ustawa nie przewiduje definicji „organizatora”. Z przepisów wynika, że zobowiązany do posiadania Standardów jest organizator działalności oświatowej, opiekuńczej, wychowawczej, resocjalizacyjnej, religijnej, artystycznej, medycznej, rekreacyjnej, sportowej lub związanej z rozwijaniem zainteresowań przez małoletnich.

Przykładowo, na podstawie dostępnych broszur pn. Informacja o zawodzie można ustalić, że:
  • Animator rekreacji i organizacji czasu wolnego (zawód 342311) - świadczy usługi polegające na planowaniu i organizowaniu różnych form spędzania czasu wolnego oraz aktywnego wypoczynku
  • Organizator imprez rozrywkowych (organizator eventów) (zawód 333201) odpowiedzialny jest za kompleksową realizację imprez rozrywkowych począwszy od pomysłu, kosztorysu, negocjowania kontraktów, aż do koordynowania, nadzorowania i rozliczania imprez; poszukuje artystów, konferansjerów, itp.

A zatem:

Jeżeli organizator eventu podzleca animację odrębnej jednostce, podwykonawcy, przedsiębiorcy, który działa też na rzecz innych podmiotów, to oboje są zobowiązani do posiadania Standardów. Każdy z nich co do zasady organizuje tę działalność - w swoim zakresie. Podzlecenie części usług podmiotowi profesjonalnemu nie zwalnia z obowiązku własnego. A przynajmniej ustawa tak tego nie ujmuje.

Jeżeli zatem świadczymy usługi na rzecz dzieci w sposób bezpośredni – umowa z rodzicem (urodziny), firmą (dzień dziecka) lub na rzecz wielu różnych podmiotów i placówek, to powinniśmy posiadać własne Standardy, a – jeżeli te placówki mają Standardy własne – stosować się do nich.

Jeżeli jednak świadczymy usługi np. dla jednego podmiotu, jako podwykonawca lub na bazie umowy o pracę, zlecenie, wolontariat, jako „stały element struktury” zleceniodawcy i nie podejmujemy się zleceń zewnętrznych typowo eventowych, to nie mamy obowiązku posiadania własnych Standardów. Mamy obowiązek stosowania się do Standardów placówki lub naszego zleceniodawcy.

Pamiętajmy, że każda sytuacja winna być oceniana indywidualnie. Kolejne miesiące zapewne przyniosą dalsze wytyczne lub interpretacje. Na ten moment zalecałabym przezorność. Istotne jest bowiem nie nasze subiektywne przekonanie, a ocena organów kontrolujących, w tym Policji.

ZAPRASZAMY DO SPRAWDZENIA TERMINÓW SZKOLEŃ Z TEMATYKI SOM

Anna Kałużna radca prawny


Sprawdź:

Kto musi wprowadzić Standardy Ochrony Małoletnich?

Standardy Ochrony Małoletnich – nowa obowiązkowa procedura od 15 sierpnia 2024 r.

Standardy ochrony małoletnich w branży hotelarskiej i turystycznej


Prowadzę hotel, pensjonat lub agencję turystyczną. W hotelu lub na wycieczkach pojawiają się dzieci - czy mnie też obowiązuje obowiązek ustanowienia Standardów Ochrony Małoletnich?

Odpowiedź brzmi: TAK.

Co więcej, podmioty świadczące usługi hotelarskie oraz turystyczne, a także prowadzących inne miejsca zakwaterowania zbiorowego, mają zwiększony zakres informacji, które muszą zamieścić z Standardach Ochrony Małoletnich.

Podmioty te określają w szczególności:
1) zasady zapewniające bezpieczne relacje między personelem podmiotu a małoletnim, a w szczególności zachowania niedozwolone wobec małoletnich;
2) zasady i procedury identyfikacji małoletniego przebywającego w obiekcie hotelarskim i jego relacji w stosunku do osoby dorosłej, z którą przebywa w tym obiekcie;
3) zasady i procedury reagowania w przypadku uzasadnionego przypuszczenia, że dobro małoletniego znajdującego się na terenie obiektu hotelarskiego lub korzystającego z usług turystycznych jest zagrożone;
4) procedury i osoby odpowiedzialne za składanie zawiadomień o podejrzeniu popełnienia przestępstwa na szkodę małoletniego oraz zawiadamianie sądu opiekuńczego;
5) zakres kompetencji osoby odpowiedzialnej za przygotowanie personelu podmiotu do stosowania standardów, zasady przygotowania tego personelu do ich stosowania oraz sposób dokumentowania tej czynności.

Za niewywiązanie się z obowiązku wprowadzenia standardów ochrony małoletnich zgodnie z ustawą przewidziano możliwość nałożenia na podmioty odpowiedzialne kary grzywny. Warto jak najszybciej podjąć działania.

W swojej praktyce mieliśmy okazję przygotować szereg wzorów standardów ochrony małoletnich dla klientów z różnych branż. Niezależnie od specyfiki działalności, zapewniamy wsparcie i rozwiązania dostosowane do wymogów prawnych oraz unikalnych wymagań Państwa organizacji.

Anna Kałużna radca prawny

ZAPRASZAMY DO SPRAWDZENIA TERMINÓW SZKOLEŃ Z TEMATYKI SOM


Sprawdź:

Kto musi wprowadzić Standardy Ochrony Małoletnich?

Standardy Ochrony Małoletnich – nowa obowiązkowa procedura od 15 sierpnia 2024 r.

Obowiązek weryfikacji osób zatrudnianych do pracy z dziećmi – odpowiedzialność karna pracodawców


Ustawa wprowadzająca Standardy Ochrony Małoletnich, poza wymogiem wdrożenia SOM, wprowadza dodatkowe obowiązki dla jednostek pracujących z dziećmi.

Jakie inne obowiązki ciążą na pracodawcy?

Przed nawiązaniem z osobą stosunku pracy lub przed dopuszczeniem osoby do innej działalności związanej z dziećmi na pracodawcy lub innym organizatorze takiej działalności oraz na osobie, z którą ma być nawiązany stosunek pracy lub która ma być dopuszczona do takiej działalności, ciążą określone obowiązki.

Pracodawca lub inny organizator uzyskuje informacje, czy dane osoby są zamieszczone w Rejestrze z dostępem ograniczonym lub w Rejestrze osób, w stosunku do których Państwowa Komisja do spraw przeciwdziałania wykorzystaniu seksualnemu małoletnich poniżej lat 15 wydała postanowienie o wpisie w Rejestrze.

Jak uzyskać dostęp do Rejestru Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym?

Informacje uzyskane z RSPTS udostępniane są w sposób umożliwiający sporządzenie z nich wydruku. Strona rps.ms.gov.pl umożliwia sprawdzenie autentyczności wydruku. Dostęp do tej informacji jest nieodpłatny.

W celu uzyskania informacji z Rejestru z dostępem ograniczonym należy:
1. Założyć na stronie internetowej rps.ms.gov.pl konto użytkownika instytucjonalnego;
2. Przesłać pisemne zgłoszenie utworzenia konta do Biura Informacyjnego Krajowego Rejestru Karnego (BI KRK);
3. Po aktywowaniu konta przez BI KRK należy wygenerować pytanie do Systemu RSPTS, które należy opatrzyć kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.

Jakie obowiązki ciążą na osobie zatrudnianej?

Osoba, o której mowa powyżej przedkłada pracodawcy lub innemu organizatorowi informację z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie przestępstw określonych w rozdziale XIX i XXV Kodeksu karnego, w art. 189a i art. 207 Kodeksu karnego oraz w ustawie z dnia 29 lipca 2005 r. o przeciwdziałaniu narkomanii, lub za odpowiadające tym przestępstwom czyny zabronione określone w przepisach prawa obcego. Osoba posiadająca obywatelstwo innego państwa niż Rzeczpospolita Polska, ponadto przedkłada pracodawcy lub innemu organizatorowi informację z rejestru karnego państwa obywatelstwa.

Osoba, o której mowa powyżej, składa pracodawcy lub innemu organizatorowi oświadczenie o państwie lub państwach, w których zamieszkiwała w ciągu ostatnich 20 lat, innych niż Rzeczpospolita Polska i państwo obywatelstwa, oraz jednocześnie przedkłada pracodawcy lub innemu organizatorowi informację z rejestrów karnych tych państw.

W przypadku gdy prawo państwa, z którego ma być przedłożona taka informacja, nie przewiduje jej sporządzenia lub w danym państwie nie prowadzi się rejestru karnego, osoba, o której mowa powyżej, składa pracodawcy lub innemu organizatorowi oświadczenie o tym fakcie wraz z oświadczeniem, że nie była prawomocnie skazana w tym państwie za ww. czyny pod rygorem odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia.

Jakie sankcje grożą za nieprzestrzeganie tych obowiązków?

Sankcje za nieprzestrzeganie tych obowiązków są bardzo dotkliwe – zarówno dla placówek i podmiotów gospodarczych, jak i osób zatrudnianych. Mówimy tu bowiem o odpowiedzialności karnej.

W myśl ustawy, kto dopuszcza do pracy lub do innej działalności związanej z wychowaniem, edukacją, wypoczynkiem, leczeniem, świadczeniem porad psychologicznych, rozwojem duchowym, uprawianiem sportu lub realizacją innych zainteresowań przez małoletnich, lub z opieką nad nimi, osobę bez uzyskania informacji, o których mowa w art. 21 ust. 2, podlega karze aresztu, ograniczenia wolności albo grzywny nie niższej niż 1000 zł.

Kto przed nawiązaniem stosunku pracy lub dopuszczeniem do działalności związanej z pracą z dziećmi nie wypełnia obowiązku przedłożenia informacji lub oświadczenia, podlega karze aresztu, ograniczenia wolności albo grzywny nie niższej niż 1000 zł.

Kto dopuszcza do pracy lub do innej działalności związanej z pracą z dziećmi osobę wiedząc, że dane tej osoby są zamieszczone w Rejestrze, albo wiedząc, że została prawomocnie skazana za przestępstwo określone w rozdziale XIX i XXV Kodeksu karnego, przestępstwo określone w art. 189a i art. 207 Kodeksu karnego lub w ustawie z dnia 29 lipca 2005 r. o przeciwdziałaniu narkomanii, podlega karze aresztu, ograniczenia wolności albo grzywny nie niższej niż 1000 zł.

Kto dopuszcza do pracy lub do innej działalności związanej z pracą z dziećmi osobę wiedząc, że osoba ta ma obowiązek stosowania się do orzeczonego przez sąd zakazu zajmowania wszelkich lub określonych stanowisk, wykonywania wszelkich lub określonych zawodów albo działalności, związanych z wychowaniem, edukacją, leczeniem małoletnich lub z opieką nad nimi, podlega karze pozbawienia wolności od 3 miesięcy do lat 5.

Czy należy sprawdzić lub żądać zaświadczeń z KRK dla już zatrudnionych osób?
Tak.

Czy spółka, która organizuje między innymi zajęcia dla dzieci, powinna sprawdzić w rejestrze przestępstw pracowników zatrudnianych po 15.02.2024r., czy również wszystkich już pracujących na dzień 15.02.2024 r.?
Spółka powinna sprawdzić wszystkie osoby pracujących, nowo zatrudniane i dotychczasowe.

Obowiązki te weszły w życie w lutym 2024 r. Jeżeli jeszcze tego nie zrobiliście, warto jak najszybciej wprowadzić procedury weryfikacyjne.

ZAPRASZAMY DO SPRAWDZENIA TERMINÓW SZKOLEŃ Z TEMATYKI SOM

Radca prawny Anna Kałużna

Bezpieczne relacje między małoletnim a personelem placówki – jak je określić?


Standardy Ochrony Małoletnich (SOM) powinny określać w szczególności zasady zapewniające bezpieczne relacje między małoletnim a personelem placówki lub organizatora, a w szczególności zachowania niedozwolone wobec małoletnich. Co to jednak oznacza?


Relacje te można opisać jak poniżej:

A) Poszanowanie godności małoletnich:
- Personel zobowiązuje się do szanowania godności i integralności fizycznej oraz psychicznej każdego małoletniego.
- Żadne formy poniżania, zastraszania czy dyskryminacji nie są tolerowane.

B) Bezpieczeństwo fizyczne:
- Personel ma obowiązek zapewnić bezpieczeństwo fizyczne małoletnich, unikając wszelkich działań mogących prowadzić do ich obrażeń.
- Nieakceptowalne jest stosowanie przemocy fizycznej wobec małoletnich w jakiejkolwiek formie.
- Zabrania się dotykania dziecka w sposób, który może być uznany za nieprzyzwoity lub niestosowny,
- Niejawnego bądź ukrywanego kontaktu fizycznego z dzieckiem,
- Utrzymywania jakiegokolwiek kontaktu fizycznego z dzieckiem związanego z wręczaniem bądź otrzymywaniem jakichkolwiek form gratyfikacji materialnej bądź niematerialnej, bądź powstałego w związku z wykorzystaniem nierównomiernej relacji pomiędzy pracownikiem a dzieckiem,
- Spania z dzieckiem w jednym łóżku lub w jednym pokoju podczas organizowanych wyjazdów.
- W sytuacjach wymagających podjęcia czynności pielęgnacyjnych i higienicznych wobec dziecka, należy unikać innego niż niezbędny kontaktu fizycznego z dzieckiem. Dotyczy to zwłaszcza pomagania dziecku w ubieraniu i rozbieraniu, jedzeniu, myciu, przewijaniu i w korzystaniu z toalety.

C) Bezpieczeństwo psychiczne:
- Personel powinien unikać wszelkich działań, które mogą wpływać negatywnie na stan psychiczny małoletnich, takie jak zastraszanie, wyśmiewanie czy poniżanie.
- Stosowanie wszelkich form przemocy psychicznej jest surowo zakazane.

D) Kontakt poza godzinami pracy:
- Kontakty pracowników z dziećmi powinny odbywać się wyłącznie w godzinach pracy i dotyczyć celów edukacyjnych lub wychowawczych.
- Właściwą formą komunikacji z dziećmi i ich rodzicami pub opiekunami są przyjęte przez placówkę kanały służbowe np. dziennik elektroniczny.
- Utrzymywanie relacji towarzyskich lub rodzinnych z rodzicami lub opiekunami wymaga zachowania poufności wszystkich informacji dotyczących innych dzieci, ich rodziców oraz opiekunów.


Alternatywnie, możliwa jest forma opisowa:

Obowiązkiem wszystkich pracowników jednostki, niezależnie od formy zatrudnienia, jest dbanie o bezpieczeństwo dzieci podczas pobytu w jednostce. Wobec dzieci niedopuszczalne jest stosowanie przemocy w jakiejkolwiek formie. Pracownicy traktują każde dziecko z należytym szacunkiem, wspierają je w pokonywaniu trudności uwzględniając jego umiejętności rozwojowe, możliwości wynikające z niepełnosprawności oraz potrzeb edukacyjnych. Pracownicy traktują każde dziecko równo bez względu na płeć, orientację seksualną, sprawność/niepełnosprawność, status społeczny, etniczny, kulturowy, religijny i światopogląd. W kontakcie z dziećmi pracownicy jednostki promują zasady „dobrego wychowania”, podejmują działania wychowawcze mające na celu kształtowanie prawidłowych postaw.


Pomoc we wdrożeniu Standardów

W swojej praktyce mieliśmy okazję przygotować szereg wzorów standardów ochrony małoletnich dla klientów z różnych branż. Zachęcamy do kontaktu w celu zamówienia projektu, który następnie zostanie odpowiednio dostosowany do potrzeb Państwa instytucji. Niezależnie od specyfiki działalności, zapewniamy kompleksowe wsparcie i rozwiązania dostosowane do wymogów prawnych oraz unikalnych wymagań Państwa organizacji. Zapraszamy do kontaktu, aby dowiedzieć się więcej i spełnić wymogi prawne.

ZAPRASZAMY DO SPRAWDZENIA TERMINÓW SZKOLEŃ Z TEMATYKI SOM

Anna Kałużna radca prawny


Sprawdź:

Kto musi wprowadzić Standardy Ochrony Małoletnich?

 
Standardy Ochrony Małoletnich – nowa obowiązkowa procedura od 15 sierpnia 2024 r.


Kto musi wprowadzić Standardy Ochrony Małoletnich?


W naszej praktyce z SOM pojawia się ostatnio wiele pytań:

Czy urząd gminy musi wprowadzić Standardy Ochrony Małoletnich?
Czy basen musi wprowadzić Standardy Ochrony Małoletnich?
Czy przedszkole musi wprowadzić Standardy Ochrony Małoletnich?
Czy policyjna izba dziecka musi wprowadzić Standardy Ochrony Małoletnich?
Czy prywatna szkoła językowa musi wprowadzić Standardy Ochrony Małoletnich?
Czy Miejski Dom Kultury musi wprowadzić Standardy Ochrony Małoletnich?
Czy parafia musi wprowadzić Standardy Ochrony Małoletnich?
Czy szkoła niepubliczna musi wprowadzić Standardy Ochrony Małoletnich?
Czy przychodnia musi wprowadzić Standardy Ochrony Małoletnich?
Czy hospicjum musi wprowadzić Standardy Ochrony Małoletnich?
Czy szkoła muzyczna dla dzieci musi wprowadzić Standardy Ochrony Małoletnich?
Czy szkoła tańca dla dzieci musi wprowadzić Standardy Ochrony Małoletnich?
Czy klub sportowy dla dzieci musi wprowadzić Standardy Ochrony Małoletnich?
Czy dom dziecka lub instytucjonalna piecza zastępcza musi wprowadzić Standardy Ochrony Małoletnich?
Czy parafia musi wprowadzić Standardy Ochrony Małoletnich?
Czy szpital musi wprowadzić Standardy Ochrony Małoletnich?
Czy aquapark musi wprowadzić Standardy Ochrony Małoletnich?
Czy harcerstwo obowiązuje wprowadzenie Standardy Ochrony Małoletnich?
Czy w bibliotekach trzeba wprowadzić Standardy Ochrony Małoletnich?
Czy teatr musi mieć Standardy Ochrony Małoletnich?
Czy w kinie obowiązuje Standardy Ochrony Małoletnich?
Czy w muzeum obowiązuje Standardy Ochrony Małoletnich?
Czy hotel lub pensjonat musi wprowadzić Standardy Ochrony Małoletnich?

Na wszystkie te pytania jest jedna odpowiedź: TAK.

Obowiązek wprowadzenia standardów będzie dotyczył:
1) Dyrektorów szkół i placówek, o których mowa w art. 2 pkt 1–8 ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe.
2) Organów zarządzających innymi placówkami oświatowymi, opiekuńczymi, wychowawczymi, resocjalizacyjnymi, religijnymi, artystycznymi, medycznymi, rekreacyjnymi, sportowymi lub związanymi z rozwijaniem zainteresowań, w których przebywają lub mogą przebywać małoletni.
3) Organizatorów działalności oświatowej, opiekuńczej, wychowawczej, resocjalizacyjnej, religijnej, artystycznej, medycznej, rekreacyjnej, sportowej lub związanej z rozwijaniem zainteresowań dla małoletnich.
4) Podmiotów świadczących usługi hotelarskie oraz turystyczne, a także prowadzących inne miejsca zakwaterowania zbiorowego, w zakresie niezbędnym do zapewnienia ochrony małoletnich.

Ile mamy czasu?

Organy odpowiedzialne za wdrożenie tych standardów mają czas do 15 sierpnia 2024 r. Po tym terminie organy nadzorcze będą mogły nakładać kary na placówki, które nie spełnią wymogów dotyczących ochrony małoletnich. Aby uniknąć problemów, warto jak najszybciej podjąć działania.

Pomoc we wdrożeniu Standardów

W swojej praktyce mieliśmy okazję przygotować szereg wzorów standardów ochrony małoletnich dla klientów z różnych branż. Zachęcamy do kontaktu w celu zamówienia projektu, który następnie zostanie odpowiednio dostosowany do potrzeb Państwa instytucji. Niezależnie od specyfiki działalności, zapewniamy kompleksowe wsparcie i rozwiązania dostosowane do wymogów prawnych oraz unikalnych wymagań Państwa organizacji. Zapraszamy do kontaktu, aby dowiedzieć się więcej i spełnić wymogi prawne.

ZAPRASZAMY DO SPRAWDZENIA TERMINÓW SZKOLEŃ Z TEMATYKI SOM


Anna Kałużna radca prawny

Sprawdź:

Standardy Ochrony Małoletnich – nowa obowiązkowa procedura od 15 sierpnia 2024 r.

 


Standardy Ochrony Małoletnich – nowa obowiązkowa procedura od 15 sierpnia 2024 r.


Standardy Ochrony Małoletnich (SOM) zostały wprowadzone ustawą z dnia 28 lipca 2023 r. o zmianie ustawy Kodeks rodzinny i opiekuńczy oraz niektórych innych ustaw. Nowe przepisy nakładają na podmioty pracujące z dziećmi obowiązek wdrożenia procedur ochrony małoletnich. Przepisy te obowiązują od 15 lutego 2024 r.

Ile mamy czasu?

Organy odpowiedzialne za wdrożenie tych standardów mają czas do 15 sierpnia 2024 r. Po tym terminie organy nadzorcze będą mogły nakładać kary na placówki, które nie spełnią wymogów dotyczących ochrony małoletnich.

Obowiązek wprowadzenia standardów będzie dotyczył:
1) Dyrektorów szkół i placówek, o których mowa w art. 2 pkt 1–8 ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe.
2) Organów zarządzających innymi placówkami oświatowymi, opiekuńczymi, wychowawczymi, resocjalizacyjnymi, religijnymi, artystycznymi, medycznymi, rekreacyjnymi, sportowymi lub związanymi z rozwijaniem zainteresowań, w których przebywają lub mogą przebywać małoletni.
3) Organizatorów działalności oświatowej, opiekuńczej, wychowawczej, resocjalizacyjnej, religijnej, artystycznej, medycznej, rekreacyjnej, sportowej lub związanej z rozwijaniem zainteresowań dla małoletnich.
4) Podmiotów świadczących usługi hotelarskie oraz turystyczne, a także prowadzących inne miejsca zakwaterowania zbiorowego, w zakresie niezbędnym do zapewnienia ochrony małoletnich.

Standardy ochrony małoletnich dotyczą zasad i procedur, które powinny być wdrożone w placówkach oświatowych oraz innych instytucjach, aby zapewnić dzieciom odpowiednią ochronę. Standardy mają na celu zminimalizowanie ryzyka nadużyć i zapewnienie bezpiecznego środowisko do rozwoju dzieci.

Co powinny określać SOM?

Standardy powinny określać w szczególności:
1) zasady zapewniające bezpieczne relacje między małoletnim a personelem placówki lub organizatora, a w szczególności zachowania niedozwolone wobec małoletnich;
2) zasady i procedurę podejmowania interwencji w sytuacji podejrzenia krzywdzenia lub posiadania informacji o krzywdzeniu małoletniego;
3) procedury i osoby odpowiedzialne za składanie zawiadomień o podejrzeniu popełnienia przestępstwa na szkodę małoletniego, zawiadamianie sądu opiekuńczego oraz w przypadku instytucji, które posiadają takie uprawnienia, osoby odpowiedzialne za wszczynanie procedury ,,Niebieskie Karty'';
4) zasady przeglądu i aktualizacji standardów;
5) zakres kompetencji osoby odpowiedzialnej za przygotowanie personelu placówki lub organizatora do stosowania standardów, zasady przygotowania tego personelu do ich stosowania oraz sposób dokumentowania tej czynności;
6) zasady i sposób udostępniania rodzicom albo opiekunom prawnym lub faktycznym oraz małoletnim standardów do zaznajomienia się z nimi i ich stosowania;
7) osoby odpowiedzialne za przyjmowanie zgłoszeń o zdarzeniach zagrażających małoletniemu i udzielenie mu wsparcia;
8) sposób dokumentowania i zasady przechowywania ujawnionych lub zgłoszonych incydentów lub zdarzeń zagrażających dobru małoletniego.

W standardach należy określić także:
1) wymogi dotyczące bezpiecznych relacji między małoletnimi, a w szczególności zachowania niedozwolone;
2) zasady korzystania z urządzeń elektronicznych z dostępem do sieci Internet;
3) procedury ochrony dzieci przed treściami szkodliwymi i zagrożeniami w sieci Internet oraz utrwalonymi w innej formie;
4) zasady ustalania planu wsparcia małoletniego po ujawnieniu krzywdzenia.

Standardy w podmiotach świadczących usługi hotelarskie oraz turystyczne, a także prowadzących inne miejsca zakwaterowania zbiorowego, określają w szczególności:
1) zasady zapewniające bezpieczne relacje między personelem podmiotu a małoletnim, a w szczególności zachowania niedozwolone wobec małoletnich;
2) zasady i procedury identyfikacji małoletniego przebywającego w obiekcie hotelarskim i jego relacji w stosunku do osoby dorosłej, z którą przebywa w tym obiekcie;
3) zasady i procedury reagowania w przypadku uzasadnionego przypuszczenia, że dobro małoletniego znajdującego się na terenie obiektu hotelarskiego lub korzystającego z usług turystycznych jest zagrożone;
4) procedury i osoby odpowiedzialne za składanie zawiadomień o podejrzeniu popełnienia przestępstwa na szkodę małoletniego oraz zawiadamianie sądu opiekuńczego;
5) zakres kompetencji osoby odpowiedzialnej za przygotowanie personelu podmiotu do stosowania standardów, zasady przygotowania tego personelu do ich stosowania oraz sposób dokumentowania tej czynności.

Niewywiązanie się z obowiązku wprowadzenia standardów ochrony małoletnich zgodnie z ustawą będzie skutkowało nałożeniem kary grzywny.
Przypominamy, że na wdrożenie standardów ochrony małoletnich mamy czas tylko do 15 sierpnia 2024 r. Aby uniknąć problemów, warto jak najszybciej podjąć działania.

Kto powinien wdrożyć Standardy Ochrony Małoletnich?

1) Szkoły, przedszkola, żłobki oraz inne placówki edukacyjne dedykowane rozwojowi i edukacji dzieci.
2) Domy dziecka, ośrodki adopcyjne, internaty i inne miejsca, które zapewniają wsparcie małoletnim.
3) Kościoły, parafie oraz centra duchowe zapewniające wsparcie religijne i społeczne dla wiernych.
4) Szpitale, kliniki, poradnie specjalistyczne.
5) Centra kulturalne, biblioteki, teatry, muzea i inne miejsca promujące kulturę.
6) Kluby sportowe, baseny, parki rozrywki oraz kluby hobby i stowarzyszenia, oferujące aktywności fizyczne i rozwijające pasje.
7) Inne podmioty pracujące z dziećmi.

Pomoc we wdrożeniu Standardów

W swojej praktyce mieliśmy okazję przygotować szereg wzorów standardów ochrony małoletnich dla klientów z różnych branż. Zachęcamy do kontaktu w celu zamówienia projektu, który następnie zostanie odpowiednio dostosowany do potrzeb Państwa instytucji. Niezależnie od specyfiki działalności, zapewniamy kompleksowe wsparcie i rozwiązania dostosowane do wymogów prawnych oraz unikalnych wymagań Państwa organizacji. Zapraszamy do kontaktu, aby dowiedzieć się więcej i spełnić wymogi prawne.


Anna Kałużna radca prawny


Sprawdź:

Kto musi wprowadzić Standardy Ochrony Małoletnich?


Zmiany w pracy zdalnej – nowe obowiązki i koszty dla pracodawców

W dniu 17.05.2024 r. wchodzą nowe obowiązki dla pracodawców. Zmiany przepisów BHP z listopada 2023 r. dotyczące stanowisk wyposażonych w monitory ekranowe zaczynają obowiązywać wszystkich pracowników.

Jakie są nowe minimalne wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy?

Zgodnie z nowym brzmieniem rozporządzenia:
1) na każdym stanowisku pracy musi znajdować się monitor ekranowy, osobna mysz i klawiatura, krzesło, stół oraz opcjonalnie wyposażenie dodatkowe (stacja dysków, drukarka, skaner, uchwyt na dokument i podnóżek),
2) krzesło powinno posiadać regulowane podłokietniki, regulację wysokości siedziska, regulację wysokości oparcia odcinka lędźwiowego kręgosłupa, regulację kąta pochylenia oparcia oraz odpowiednie wymiary oparcia i siedziska, zapewniające wygodną pozycję ciała i swobodę ruchów
3) należy zapewnić na stanowisku dodatkowy monitor lub podstawkę do laptopa, aby górna krawędź ekranu znajdowała się na wysokości wzroku pracownika,

Zmiany w obowiązkach pracodawców

W związku z tym, że w ramach pracy zdalnej pracodawca zobowiązany jest do zapewnienia Pracownikowi wszelkich materiałów i narzędzi pracy, pracownikom tym należy zapewnić dodatkowe monitory (lub podstawki pod laptopy), osobną mysz oraz osobną klawiaturę do używania w czasie pracy zdalnej, albo zapewnić ekwiwalent za korzystanie z własnych sprzętów np. w postaci ryczałtu.

Dodatkowo, konieczne jest pobranie od pracowników nowych oświadczeń dot. spełniania warunków bhp w ramach pracy zdalnej oraz zaktualizowanie stawek przyjętych do zwrotu kosztów (ustawa wymaga corocznej weryfikacji).

Jaka dokumentacja jest potrzebna?

Aby sprostać przepisom rozporządzenia należy dostosować istniejące dokumenty i ustalić jakie koszty pracodawca może przeznaczyć na dodatkowy sprzęt. Można porozumieć się z pracownikami, że część sprzętów będzie zapewniona przez pracownika we własnym zakresie za zapłatą ekwiwalentu lub ryczałtu.

Zasadne jest przygotowanie:
1) zmiany regulaminu pracy zdalnej (jeżeli np. dajemy pracownikom myszki, a wcześniej ujmowaliśmy tylko laptop)
2) zmiany wysokości ryczałtu dla pracy zdalnej z ujęciem nowych sprzętów
3) uzgodnienie korzystania ze sprzętu własnego pracownika


Pracodawcy muszą pamiętać, że zmiany w BHP obowiązują od 6 miesięcy i dla nowo zatrudnianych pracowników winni byli je stosować od 17.11.2023 r. Jeżeli zmiany jeszcze nie zostały wprowadzone, warto się z tym pospieszyć.


Anna Kałużna radca prawny


Sprawdź:

Praca zdalna – ekwiwalent pieniężny za wykorzystywanie przez pracownika własnych materiałów i narzędzi pracy 

Praca zdalna – ryczałt zamiast zwrotu kosztów lub ekwiwalentu


Zasady kontroli trzeźwości pracowników wzór


W dniu 21.02.2023 r. weszły w życie nowe zasady kontroli trzeźwości. Jeżeli pracodawca chce prowadzić kontrolę samodzielnie, ma obowiązek wprowadzenia zmian do regulaminu pracy lub odpowiedniego obwieszczenia.

Regulacja musi zawierać:
a. fakt wprowadzenia kontroli,
b. grupę lub grupy pracowników objętych kontrolą trzeźwości,
c. sposób przeprowadzania kontroli trzeźwości, w tym rodzaj urządzenia wykorzystywanego do kontroli, czas i częstotliwość jej przeprowadzania.

Czy zmiany dotyczą każdego pracodawcy?

Nie każdy pracodawca takie zasady musi wdrożyć. W przypadku, gdy decydujemy się na każdorazowe zawiadamianie odpowiednich organów, regulacja nie musi być wprowadzana. Są jednak branże, w których problem alkoholi czy innych substancji jest nagminny. Okazuje się, że najczęściej o zasady kontroli trzeźwości proszą nas klienci z branży budowlanej. Nie oznacza to jednak, że problem jest obcy pracownikom biurowym.

Jak poinformować pracowników?

O wprowadzeniu kontroli trzeźwości pracodawca informuje pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy nie później niż 2 tygodnie przed rozpoczęciem jej przeprowadzania. W związku z zatrudnieniem pracownika objętego kontrolą trzeźwości pracodawca przekazuje temu pracownikowi przed dopuszczeniem go do pracy informacje w postaci papierowej lub elektronicznej.

Przepisy stosuje się odpowiednio do osób fizycznych wykonujących pracę na innej podstawie niż stosunek pracy oraz osób fizycznych prowadzących na własny rachunek działalność gospodarczą, których praca jest organizowana przez tych pracodawców.

Jak określić kogo można kontrolować?

Przykładowe zapisy mogą wyglądać następująco:
Kontrolą trzeźwości objęci są pracownicy, zleceniobiorcy oraz osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, wykonujące prace na rzecz Pracodawcy, których praca wiąże się z:
a. przebywaniem na obszarach produkcyjnych i magazynowych, 
b. obsługą maszyn i urządzeń, 
c. kierowaniem pojazdami, 
d. czynnościami w sąsiedztwie pojazdów, maszyn i urządzeń w ruchu.

Wprowadzenie poprawnych zasad kontroli trzeźwości wymaga dobrego zapoznania z przepisami kodeksu pracy oraz rozporządzenia. Ustawa określa bowiem przebieg badań i zasady przetwarzania danych. Warto konsultować się ze specjalistą.


Anna Kałużna radca prawny

Umowa o pracę 2024 – co powinna zawierać po zmianach kodeksu pracy?


Zmiany w kodeksie pracy dotknęły także umów o pracę. Po 26 kwietnia 2023 r. należy dokładnie sprawdzić wzór umowy o pracę, jaki przedstawia się pracownikowi. Może on bowiem okazać się niepełny.

Zmiany w umowach o pracę

Umowa o pracę ma obecnie określać strony umowy, adres siedziby pracodawcy, a w przypadku pracodawcy będącego osobą fizyczną nieposiadającego siedziby – adres zamieszkania, a także rodzaj umowy, datę jej zawarcia oraz warunki pracy i płacy, w szczególności:
1) rodzaj pracy;
2) miejsce lub miejsca wykonywania pracy;
3) wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia;
4) wymiar czasu pracy;
5) dzień rozpoczęcia pracy;
6) w przypadku umowy o pracę na okres próbny:
a) czas jej trwania lub dzień jej zakończenia oraz, gdy strony tak uzgodnią, postanowienie o przedłużeniu umowy o czas urlopu, a także o czas innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy, jeżeli wystąpią takie nieobecności,
b) okres, na który strony mają zamiar zawrzeć umowę o pracę na czas określony w przypadku, o którym mowa w art. 25 § 22, a także postanowienie o wydłużeniu umowy w przypadku, o którym mowa w art. 25 § 23;
7) w przypadku umowy o pracę na czas określony – czas jej trwania lub dzień jej zakończenia.

Największe zmiany dotyczą umów na okres próbny. Co się zmienia?

Po zmianach kodeksu pracy, strony mogą uzgodnić w umowie o pracę na okres próbny, że umowę tę przedłuża się o czas urlopu, a także o czas innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy, jeżeli wystąpią takie nieobecności.

Nowe umowy o pracę na okres próbny zawiera się na okres nieprzekraczający:
1) 1 miesiąca - w przypadku zamiaru zawarcia umowy o pracę na czas określony krótszy niż 6 miesięcy;
2) 2 miesięcy - w przypadku zamiaru zawarcia umowy o pracę na czas określony wynoszący co najmniej 6 miesięcy i krótszy niż 12 miesięcy.

Jak mogą brzmieć przykładowe zapisy w umowie na okres próbny?

1. Strony oświadczają, że po zakończeniu umowy na okres próbny mają zamiar zawrzeć umowę o pracę na czas określony na czas ……… miesięcy/na czas nieokreślony*.
2. Strony mogą jednokrotnie wydłużyć okres obowiązywania umowy, jeżeli jest to uzasadnione rodzajem pracy. Wydłużenie okresu umowy będzie stwierdzone aneksem do umowy*.
3. Strony ustalają, że umowę przedłuża się o czas urlopu, a także o czas innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy, jeżeli wystąpią takie nieobecności*.

Należy podkreślić, że w przypadku zamiaru zawarcia kolejnej umowy na czas nieokreślony, strony nie są zobowiązane do wprowadzania zapisów z pkt.1. W takim wypadku strony nie są również zobowiązane do stosowania okresu 1 lub 2 miesięcy - strony same określają długość okresu zatrudnienia, jednak nie dłużej niż do 3 miesięcy.

Anna Kałużna radca prawny

Informacja dodatkowa dla pracownika – co powinna zawierać?


Zmiany w kodeksie pracy 2023 nakładają na pracodawcę nowe obowiązki informacyjne wobec pracowników. Dotychczasowa informacja dodatkowa ulega znacznemu rozszerzeniu.

Nowe obowiązki informacyjne

Zgodnie z nowym przepisem pracodawca informuje pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej o:
1) obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,
2) obowiązującym pracownika dobowym i tygodniowym wymiarze czasu pracy,
3) przysługujących pracownikowi przerwach w pracy,
4) przysługującym pracownikowi dobowym i tygodniowym odpoczynku,
5) zasadach dotyczących pracy w godzinach nadliczbowych i rekompensaty za nią,
6) w przypadku pracy zmianowej – zasadach dotyczących przechodzenia ze zmiany na zmianę,
7) w przypadku kilku miejsc wykonywania pracy – zasadach dotyczących przemieszczania się między miejscami wykonywania pracy,
8) innych niż uzgodnione w umowie o pracę przysługujących pracownikowi składnikach wynagrodzenia oraz świadczeniach pieniężnych lub rzeczowych,
9) wymiarze przysługującego pracownikowi płatnego urlopu, w szczególności urlopu wypoczynkowego lub, jeżeli nie jest możliwe jego określenie w dacie przekazywania pracownikowi tej informacji, o zasadach jego ustalania i przyznawania,
10) obowiązujących zasadach rozwiązania stosunku pracy, w tym o wymogach formalnych, długości okresów wypowiedzenia oraz terminie odwołania się do sądu pracy lub, jeżeli nie jest możliwe określenie długości okresów wypowiedzenia w dacie przekazywania pracownikowi tej informacji, sposobie ustalania takich okresów wypowiedzenia,
11) prawie pracownika do szkoleń, jeżeli pracodawca je zapewnia, w szczególności o ogólnych zasadach polityki szkoleniowej pracodawcy,
12) układzie zbiorowym pracy lub innym porozumieniu zbiorowym, którym pracownik jest objęty, a w przypadku zawarcia porozumienia zbiorowego poza zakładem pracy przez wspólne organy lub instytucje – nazwie takich organów lub instytucji,
13) w przypadku gdy pracodawca nie ustalił regulaminu pracy – terminie, miejscu, czasie i częstotliwości wypłacania wynagrodzenia za pracę, porze nocnej oraz przyjętym u danego pracodawcy sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy;
- nie później niż w terminie 7 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy.

Dodatkowo, nie później niż w terminie 30 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy, pracodawca informuje o nazwie instytucji zabezpieczenia społecznego, do których wpływają składki na ubezpieczenia społeczne związane ze stosunkiem pracy oraz informacje na temat ochrony związanej z zabezpieczeniem społecznym, zapewnianej przez pracodawcę; nie dotyczy to przypadku, w którym pracownik dokonuje wyboru instytucji zabezpieczenia społecznego.

Nowe obowiązki informacyjne dotyczą też pracodawców, którzy wysyłają pracowników do pracy lub w celu wykonania zadania służbowego poza granice kraju na okres przekraczający 4 kolejne tygodnie. W takiej sytuacji pracodawca jest zobowiązany do podania pracownikowi dodatkowych informacji m.in. o państwach, w których praca ma być wykonywana, przewidywanym czasie trwania pracy, warunkach powrotu.

Jak ma wyglądać nowa informacja dodatkowa?

Poinformowanie pracownika o niektórych warunkach zatrudnienia może nastąpić przez wskazanie odpowiednich przepisów prawa pracy oraz prawa ubezpieczeń społecznych.

Informacje pracodawca może przekazać pracownikowi w postaci elektronicznej, jeżeli będą dostępne dla pracownika z możliwością ich wydrukowania oraz przechowywania, a pracodawca zachowa dowód ich przekazania lub otrzymania przez pracownika.

W przypadku umów o pracę trwających w dniu 26.04.2023 pracodawca, na wniosek pracownika uzupełnia informację dodatkową o informacje wymagane obecną ustawa - w terminie 3 miesięcy od dnia złożenia wniosku.

Dodatkowe obowiązki

Co istotne, nowe przepisy Kodeksu pracy podają, iż pracodawca jest obowiązany informować pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy o:
1) możliwości zatrudnienia w pełnym lub w niepełnym wymiarze czasu pracy;
2) możliwości awansu;
3) wolnych stanowiskach pracy.

Należy zwrócić uwagę na dodatkowe dokumenty wymagane przez przepisy - ogólne zasady polityki szkoleniowej oraz zasady rozwiązania stosunku pracy. Co w nich zawrzeć? O tym w kolejnych wpisach.


Anna Kałużna radca prawny

Regulamin pracy – jakie zmiany trzeba wprowadzić w 2024?


Regulamin pracy ustala organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników. Obowiązkowa treść regulaminu pracy określona art. 104(1) kp nie ulega zmianom. Nowelizacja Kodeksu pracy z 9 marca 2023 r. przewiduje jednak szereg zmian w przepisach, które zwyczajowo są ujmowane w regulaminie pracy. Przepisy wejdą w życie już 26 kwietnia 2023 r.

Zmiany w regulaminie pracy 2024

- równe traktowanie w zatrudnieniu
- zasady przeprowadzania szkoleń pracowników
- zmiany w przerwach w pracy
- zwolnienie od pracy na opiekę nad dzieckiem
- zatrudnianie rodzica w godzinach nadliczbowych i w porze nocnej
- zmiany w urlopach opiekuńczych i związanych z rodzicielstwem
- elastyczna organizacja pracy
- obowiązki pracodawcy
- uprawnienia pracowników

Należy pamiętać także o zmianach, które weszły w życie 07 kwietnia 2023 r., przewidujących obowiązek ustalenia zasad kontroli trzeźwości. Z uwagi na obszerność regulacji, pracodawcy powinni w chwili obecnej dokonać weryfikacji regulaminów i wprowadzić niezbędne zmiany. 


Zmiany w regulaminie wynagradzania 2024

Zmiany w Kodeksie pracy mają wpływ również na regulaminy wynagradzania. Często bowiem regulaminy te okazują się zanadto rozbudowane. Mogą one obejmować przykładowo uprawnienia pieniężne związane z urlopami, zasiłkami, opieką nad dzieckiem. Obecne zmiany dotyczą właśnie tej materii. Należy zatem bezwzględnie zbadać, czy regulamin wynagradzania zakładu nie powinien ulec zmianie.


Anna Kałużna radca prawny

Regulamin pracy zdalnej okazjonalnej wzór


Spora część pracodawców stwierdza, że ich zmiany w pracy zdalnej nie dotyczą, że nie będą wysyłać pracowników na nową pracę zdalną i tym samym nie będą musieli niczego płacić i problem sam się rozwiąże. Nic bardziej mylnego. O tym czym jest okazjonalna praca zdalna pisałam tutaj: Okazjonalna praca zdalna – czym jest i jakie są zasady jej wykonywania?

Praca okazjonalna przysługuje każdemu pracownikowi. Jest to ich uprawnienie. Rolą pracodawcy jest aby to uprawnienie ukształtować, a zatem określić zasady wykonywania pracy zdalnej 2023, podstawy do odmowy jej udzielenia i sposób kontroli. Przy konstruowaniu regulaminów dla przedsiębiorców nieraz spotykam się z sytuacją, że na pracy zdalnej jest jedna osoba, a cała reszta biura ma prawo do korzystania wyłącznie z pracy okazjonalnej. Jak wtedy postąpić? Opcje są dwie – wprowadzić regulamin i zawrzeć w nim również zapisy dla pracy zdalnej okazjonalnej albo z tym jednym pracownikiem zawrzeć porozumienie a dla pracy okazjonalnej wprowadzić zasady jej świadczenia.

Przykładowa treść zapisu:
1. Okazjonalna praca zdalna może być wykonywana za zgodą bezpośredniego przełożonego, na wniosek pracownika, złożony w postaci papierowej lub elektronicznej.
2. Pracodawca może w każdym czasie odwołać zgodę na pracę zdalną okazjonalną i polecić pracownikowi stawienie się w zakładzie pracy.
3. Z tytułu pracy zdalnej okazjonalnej, Pracownikowi nie przysługuje ryczałt na koszty energii elektrycznej oraz usługi telekomunikacyjne.

Nowe przepisy o pracy zdalnej powodują wiele pytań. Przykładowo - czy w sytuacji zmiany miejsca pracy pracownik musi informować kolejnego pracodawcę o wykorzystanych dniach z danego roku (24 dni pracy zdalnej)? Nowelizacja kodeksu pracy nie daje odpowiedzi na to pytanie. W ostatnich dniach pojawił się jednak nowy projekt rozporządzenia w sprawie wzoru świadectwa pracy. Wedle załącznika do rozporządzenia (pkt 6 ust 10) pracodawca będzie zobowiązany do podania na świadectwie pracy czy pracownik wykonywał pracę zdalną okazjonalną w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy .

Regulamin pracy zdalnej okazjonalnej nie jest skomplikowany. Warto jednak zasięgnąć opinii przy jego konstruowaniu, aby nie popełnić błędów. Jeżeli chcesz aby Twoi pracownicy nie pracowali z kawiarni czy hotelu i zachowali pewne standardy, ustal je w regulaminie.

Anna Kałużna radca prawny


Sprawdź:

Regulamin pracy zdalnej wzór - cz. 4 – zasady organizacyjne

Regulamin pracy zdalnej wzór - cz. 7 – ekwiwalent przy pracy zdalnej


Przepisy o pracy zdalnej podają co powinno się znaleźć w nowym regulaminie pracy zdalnej. O tym, co stanowi minimum pisałam tutaj: Regulamin pracy zdalnej – co w nim zawrzeć?

W regulaminie lub porozumieniu określa się w szczególności:
3) zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego, o którym mowa w art. 6724 § 3,

Praca zdalna ekwiwalent

Wysokość ekwiwalentu powinna odpowiadać faktycznym kosztom korzystania przez pracownika z jego materiałów i narzędzi pracy, do celów związanych z pracą. W celu uzgodnienia wysokości ekwiwalentu pracownik wraz z pracodawcą ustalają, które materiały i narzędzia pracy nie będą zapewnione przez pracodawcę. Pracownik wskazuje własne narzędzia, za pomocą których będzie wykonywał pracę zdalną oraz podaje ich uzasadnioną wycenę na moment rozpoczęcia pracy zdalnej. Pracownik powinien uzyskać akceptację wskazanych narzędzi oraz kosztów korzystania z nich przez pracodawcę.

Przy ustalaniu ekwiwalentu pieniężnego można odwołać się do przepisów podatkowych w zakresie amortyzacji. Dla przykładu: Pracownik zawarł z pracodawcą umowę o używanie w pracy własnego laptopa. Sprzęt został wyceniony na 3000 zł. Roczna stawka amortyzacyjna dla komputerów wynosi 30%. Roczny odpis wynosi 900 zł (3000 zł x 30%), a miesięczny 75 zł (900 zł : 12 miesięcy).

Wzór zapisów o ekwiwalencie może wyglądać następująco:

1. Strony mogą ustalić zasady wykorzystywania przez Pracownika materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, niezapewnionych przez Pracodawcę, o ile spełniają one wymagania BHP. W takim przypadku Pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z Pracodawcą. Warunki korzystania z własnych materiałów i narzędzi pracy określa się na podstawie odrębnych uzgodnień.
2. Pracodawca co roku dokonuje ustalenia lub weryfikacji dotychczasowej wysokości ekwiwalentu, biorąc pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby Pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału.


Anna Kałużna radca prawny


Sprawdź:

Regulamin pracy zdalnej wzór - cz. 6 – ryczałt dla pracy zdalnej

Regulamin pracy zdalnej wzór - cz. 6 – ryczałt dla pracy zdalnej


Przepisy o pracy zdalnej podają co powinno się znaleźć w nowym regulaminie pracy zdalnej. O tym, co stanowi minimum pisałam tutaj: Regulamin pracy zdalnej – co w nim zawrzeć?

W regulaminie lub porozumieniu określa się w szczególności:
3) zasady ustalania ryczałtu, o którym mowa w art. 6724 § 4;

Praca zdalna ryczałt

Przy ustalaniu ryczałtu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.

Pracodawca pokrywa koszty energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych, które są niezbędne do wykonywania pracy zdalnej w rzeczywistej wysokości. Praca zdalna 2023 nie wprowadza obowiązku pokrywania ww. kosztów w zakresie przekraczającym normę niezbędną do prawidłowego wykonywania pracy – dotyczy to m.in. szybkości połączenia, wielkości czy dostępności połączenia oraz czasu pracy. Pracodawca może podać co uznaje za normę zapewniającą prawidłowe wykonywanie pracy zdalnej w celu uniknięcia nieporozumień. W szczególności pracodawca nie musi zapewniać połączeń poza krajem, jeśli nie są konieczne do wykonywania pracy oraz pokrywać kosztów usług, z których pracownik korzysta poza miejscem i czasem pracy zdalnej.

Wzór zapisów o ryczałcie może wyglądać następująco:
1. Zwrot kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych następuje poprzez wypłatę miesięcznego ryczałtu. Ryczałt ustalany jest przy założeniu maksymalnie ………… dni wykonywania pracy zdalnej miesięcznie, a jego wysokość może być różna dla danej grupy pracowników.
2. Pracodawca co roku dokonuje ustalenia lub weryfikacji dotychczasowej wysokości ryczałtu, biorąc pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby Pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.
3. Wysokość ryczałtu podawana jest w sposób przyjęty w zakładzie pracy.

Wysokość ryczałtu wprowadzana jest zarządzeniem Pracodawcy na podstawie odpowiedniej kalkulacji. Zarządzenie o ryczałcie może wyglądać następująco:

Ustala się wysokość miesięcznego ryczałtu, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej na kwotę: ……. zł.


Anna Kałużna radca prawny


Sprawdź:

Regulamin pracy zdalnej wzór - cz. 5 –zwrot kosztów pracy zdalnej

Regulamin pracy zdalnej wzór - cz. 5 –zwrot kosztów pracy zdalnej


Przepisy o pracy zdalnej podają co powinno się znaleźć w nowym regulaminie pracy zdalnej. O tym, co stanowi minimum pisałam tutaj: Regulamin pracy zdalnej – co w nim zawrzeć?

W regulaminie lub porozumieniu określa się w szczególności:
2) zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów, o których mowa w art. 6724 § 1 pkt 2 lub 3;

Nowa praca zdalna 2023 to przede wszystkim nowe zasady zwrotu kosztów. Pracodawca jest zobowiązany określić procedurę zwrotu kosztów obowiązkowych (najczęściej chodzi tu o koszty energii elektrycznej lub usług telekomunikacyjnych zużywane na korzystanie z narzędzi lub materiałów niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej) i poinformować pracowników o dodatkowych kosztach, które będą im zwracane.

Jakie narzędzia i materiały są brane pod uwagę?

Narzędzia pracy to urządzenia umożliwiające wykonanie czynności składających się na proces pracy. Podstawowym narzędziem jest zazwyczaj komputer. Wszelkie inne narzędzia będą wynikały ze specyfiki danego stanowiska. Do narzędzi pracy mogą należeć router internetowy, telefon komórkowy, dodatkowy monitor czy osprzęt komputerowy (klawiatura, mysz), drukarka, skaner, słuchawki, dostęp do programów komputerowych lub specjalistycznej literatury (w tym dostępy online). Materiały to przedmioty eksploatacyjne wykorzystywane przy pracy zdalnej, najczęściej przy użyciu narzędzi np. papier czy toner do drukarki, artykuły piśmiennicze.

Należy sobie zadać pytanie co dany pracownik na danym stanowisku ma do dyspozycji, a następnie ustalić jakie zasady zwrotu kosztów będą najlepsze i rynkowe. Koszty energii elektrycznej to koszty energii elektrycznej użytej przez komputer, dodatkowy monitor, drukarkę lub inne narzędzie pracy, które jest konieczne dla pracy zdalnej. Koszty usług telekomunikacyjnych to koszty dostępu do Internetu oraz koszty rozmów telefonicznych, koszty związane z wykorzystywaniem określonych komunikatorów czy narzędzi np. pagerów.

Wzór zapisów o zwrocie kosztów:
1. Zwrot kosztów następuje na pisemny wniosek Pracownika złożony do Pracodawcy po zakończeniu danego miesiąca kalendarzowego. Do wniosku załącza się odpowiedni dokument księgowy potwierdzający obciążenie pracownika kosztami wraz z dowodem zapłaty, przy czym:
a) do wniosku o zwrot kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy dołącza się oświadczenie Pracownika o celowości, zasadności oraz uprzedniej akceptacji wydatku przez Pracodawcę,
b) do wniosku o zwrot kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych dołącza się oświadczenie Pracownika o rodzaju używanych narzędzi pracy, ich normach zużycia energii elektrycznej, kopię dokumentów potwierdzających poniesienie kosztów, a także ilości dni wykonywania pracy zdalnej przy ich wykorzystaniu.
2. Zwrot uzasadnionych kosztów następuje po dokonaniu weryfikacji wniosku przez Pracodawcę.

Zwrot innych kosztów

Ustawodawca nie precyzuje, jakie koszty można zakwalifikować pod pojęciem innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej. Koszty te muszą być bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej. Do innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej można zaliczyć np. koszty usług kurierskich, opłaty za przesyłki pocztowe (znaczki, koperty, etc.), koszty związane z odbiorem i niszczeniem dokumentów.

Zapisy mogą wyglądać następująco:
Pracodawca zobowiązuje się do pokrycia dodatkowo kosztów: ….., o ile będą one bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, poprzez ich zwrot Pracownikowi.


Anna Kałużna radca prawny


Sprawdź:

Regulamin pracy zdalnej wzór - cz. 4 – zasady organizacyjne


Regulamin pracy zdalnej wzór - cz. 4 – zasady organizacyjne


Przepisy o pracy zdalnej podają co powinno się znaleźć w nowym regulaminie pracy zdalnej. O tym, co stanowi minimum pisałam tutaj: Regulamin pracy zdalnej – co w nim zawrzeć?

W regulaminie lub porozumieniu określa się w szczególności:
4) zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;

Ustawa o pracy zdalnej nie wymaga określenia zasad świadczenia pracy zdalnej, a jedynie zasad porozumiewania się i potwierdzania obecności. Jak je ustalić?

Poniżej przykładowe zapisy:
1. W czasie pracy, Pracownik jest zobowiązany pozostawać w stałej dyspozycji Pracodawcy, w tym w szczególności pozostawać w stałej łączności z Pracodawcą za pomocą wskazanych przez Pracodawcę środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość i być łatwo dostępnym do kontaktu dla innych Pracowników.
2. Rozpoczęcie i zakończenie pracy zdalnej Pracownik potwierdza za pośrednictwem odpowiedniego systemu informatycznego Pracodawcy lub poprzez przekazanie Pracodawcy pisemnej listy obecności wskazującej godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy. Pisemne listy będę uzupełniane przez Pracownika na bieżąco, niezwłocznie po rozpoczęciu i zakończeniu pracy oraz przedkładane Pracodawcy na każde jego żądanie, nie rzadziej niż raz w miesiącu kalendarzowym. Pracodawca może weryfikować podane przez Pracownika godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.

Praca zdalna 2023 daje możliwość sformalizowania zasad organizacji pracy. Obowiązek zwrotu kosztów pracy zdalnej powoduje konieczność po stronie pracodawcy opracowania formuł pozwalających na ewidencjonowanie czasu pracy. Dotychczasowe zwyczaje, powinny zostać wprowadzone do regulaminu, tak aby każdy pracownik był zobowiązany do ich przestrzegania.

Zapisy mogą wyglądać następująco:
1. Praca zdalna w formie mieszanej będzie wykonywana zgodnie z grafikiem. Grafiki określają dni w których Pracownik wykonuje pracę w biurze Pracodawcy oraz dni kiedy praca będzie świadczona w formie pracy zdalnej. Pracownicy są zobowiązani do ustalania swojego grafiku pracy, zgodnie z wymaganiami Regulaminu. Grafik może być prowadzony w formie pisemnej lub elektronicznej, w tym za pośrednictwem systemów informatycznych zapewnionych przez Pracodawcę.
2. Grafiki będą ustalane nie rzadziej niż raz na tydzień. Pracownik ustala grafik na dany dzień, lub wprowadza do niego zmiany, najpóźniej na jeden dzień wcześniej.

Anna Kałużna radca prawny


Sprawdź:

Regulamin pracy zdalnej wzór - cz. 3 – wniosek o pracę zdalną


Regulamin pracy zdalnej wzór - cz. 3 – wniosek o pracę zdalną


Przepisy o pracy zdalnej podają co powinno się znaleźć w nowym regulaminie pracy zdalnej. O tym, co stanowi minimum pisałam tutaj: Regulamin pracy zdalnej – co w nim zawrzeć?

Jednym z podstawowych elementów regulaminu pracy zdalnej jest opracowanie procedury składania wniosku. Zmiany w prawie pracy ustalają pewne ramy postępowania z wnioskiem, ale określenie kwestii szczegółowych pozostawione jest pracodawcy. Warto wprowadzić odpowiednie zapisy uwzględniające strukturę organizacyjną pracodawcy, specyfikę działalności oraz przesłanki jej udzielenia lub odmowy.

Poniżej przykładowa treść zapisów:
1. Pracownik może złożyć do Pracodawcy wniosek o uzgodnienie pracy zdalnej za pośrednictwem swojego kierownika. Wniosek powinien zostać złożony w postaci papierowej lub elektronicznej.
2. Pracodawca uzgadnia wniosek, biorąc pod uwagę potrzeby Pracodawcy, organizację pracy działu oraz ocenę Pracownika, a w szczególności jego samodyscyplinę, umiejętność pracy bez stałego i bezpośredniego nadzoru, umiejętności organizacyjne, w tym umiejętność efektywnego zarządzania czasem pracy, zdolności komunikacyjne, możliwość i umiejętność zorganizowania sobie odpowiednich warunków pracy poza biurem Pracodawcy.

W ramach regulaminu, pracodawca może określić wzór wniosku o uzgodnienie pracy zdalnej. Wniosek taki winien zawierać w sobie odpowiednie oświadczenie o warunkach lokalowych i zapoznaniu się z Regulaminem pracy zdalnej.

Poniżej przykładowa treść zapisów:

Niniejszym wnoszę o uzgodnienie pracy zdalnej:
- w pełnym wymiarze /wymiarze …… dni w tygodniu/miesiącu
- w okresie od… do … /do odwołania
- pod adresem ……..


Na potrzeby wykonywania pracy zdalnej niniejszym oświadczam, że posiadam warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej oraz zobowiązuję się, że w przypadku zmiany warunków lokalowych i technicznych uniemożliwiających wykonywanie pracy zdalnej poinformuje o tym niezwłocznie Pracodawcę.

Anna Kałużna radca prawny


Sprawdź:

Regulamin pracy zdalnej wzór - cz. 2 – zakres podmiotowy


Regulamin pracy zdalnej wzór - cz. 2 – zakres podmiotowy


Przepisy o pracy zdalnej podają co powinno się znaleźć w nowym regulaminie pracy zdalnej. O tym, co stanowi minimum pisałam tutaj: Regulamin pracy zdalnej – co w nim zawrzeć?

W regulaminie lub porozumieniu określa się w szczególności:
1) grupę lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną.

Przepisy wymagają zatem, aby pracodawca ustalił, czy pracę zdalną przewiduje dla wszystkich pracowników, czy tylko dla wybranych grup. Dla niektórych grup pracowników, z uwagi na warunki świadczenia pracy, wykonywanie jej w formie zdalnej może być niewskazane lub niemożliwe – np. pracownicy fizyczni czy laboranci. Praca zdalna najczęściej obejmuje pracowników biurowych. Wymogi w zakresie dopuszczalności pracy w warunkach zdalnych przewidują też przepisy BHP.

Poniżej przykładowa treść zapisów:
1. Pracą zdalną mogą być objęte następujące grupy pracowników: …..
2. Pracą zdalną mogą być objęci wszyscy pracownicy.

Omawiając tematykę podmiotową, warto przytoczyć następujący przykładowy zapis:
Praca zdalna może być realizowana w sposób stały lub w formie mieszanej - częściowo zdalnie a częściowo w biurze Pracodawcy. Pracodawca dopuszcza możliwość świadczenia pracy zdalnej w pełnym zakresie czasu pracy, wyłącznie w szczególnie uzasadnionych przypadkach.

Pracodawca może ustalić w regulaminie jakie grupy pracowników będą uprawnione do pracy zdalnej stałej, a jakie pracy zdalnej w formie mieszanej realizowanej wg grafików.

Należy pamiętać, że pracownik wykonujący pracę zdalną nie może być traktowany mniej korzystnie w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych niż inni Pracownicy zatrudnieni przy takiej samej lub podobnej pracy, z uwzględnieniem odrębności związanych z warunkami wykonywania pracy zdalnej. Pracownik nie może być w jakikolwiek sposób dyskryminowany z powodu wykonywania pracy zdalnej, jak również z powodu odmowy wykonywania takiej pracy.

Pracownicy, co do których praca zdalna w regulaminie nie została przewidziana, mogą jednak składać do pracodawcy wniosek o wykonywanie okazjonalnej pracy zdalnej. Przy ograniczeniu grup, warto dodać zapisy w tym przedmiocie.

Przykładowy zapis:
Pracownik może złożyć do Pracodawcy wniosek o wykonywanie okazjonalnej pracy zdalnej w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym za pośrednictwem swojego kierownika. Wniosek powinien zostać złożony w postaci papierowej lub elektronicznej. Do okazjonalnej pracy zdalnej mają zastosowanie przepisy niniejszego Regulaminu, z wyłączeniem zapisów określonych w art. 6733 § 2 Kp.

Anna Kałużna radca prawny


Sprawdź:

Praca zdalna - z czyjej inicjatywy może być wykonywana?

Jak wprowadzić Regulamin wykonywania pracy zdalnej i czy zawsze jest wymagany?

Okazjonalna praca zdalna – czym jest i jakie są zasady jej wykonywania?


Regulamin pracy zdalnej wzór - cz. 1 – zasady ogólne


Przepisy o pracy zdalnej podają co powinno się znaleźć w nowym regulaminie pracy zdalnej. O tym, co stanowi minimum pisałam tutaj: Regulamin pracy zdalnej – co w nim zawrzeć?

Niestety ustawodawca nie precyzuje, co rozumiemy pod pewnymi pojęciami. Jak ustalić zasady pokrywania kosztów, kontroli pracownika czy wykonywania pracy zdalnej? W kolejnych wpisach podam przykładowe zapisy regulaminu pracy zdalnej 2023.

Od czego zacząć? Od ustalenia celu regulaminu i podstawowych pojęć.

Celem Regulaminu jest określenie zasad pracy zdalnej, w ramach której Pracownicy są uprawnieni do wykonywania pracy całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez Pracownika i każdorazowo uzgodnionym z Pracodawcą, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (dalej: praca zdalna).

Użyte w Regulaminie pojęcia oznaczają:
1. Pracodawca – [podajemy nazwę, siedzibę i dane rejestrowe];
2. Pracownik – osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę;
3. Miejsce wykonywana pracy zdalnej – miejsce wskazane przez Pracownika, w tym adres zamieszkania Pracownika albo inne miejsce poza biurem Pracodawcy, które zostało uzgodnione przez Pracodawcę i Pracownika jako miejsce świadczenia pracy;
4. Środki bezpośredniego porozumiewania się na odległość – rozwiązania techniczne, w tym urządzenia teleinformatyczne i współpracujące z nimi narzędzia programowe, umożliwiające indywidualne porozumiewanie się na odległość przy wykorzystaniu transmisji danych między systemami teleinformatycznymi (np. poprzez pocztę elektroniczną, telefon komórkowy, sieć Internet).


Anna Kałużna radca prawny

Sprawdź:

Nowe przepisy o pracy zdalnej, czyli co się tak naprawdę wydarzyło?

Praca zdalna – czym jest i gdzie może być wykonywana?


Okazjonalna praca zdalna – czym jest i jakie są zasady jej wykonywania?

Jak się okazuje, ustawodawca wprowadził bardzo rozbudowane zasady korzystania z pracy zdalnej. Mają one zastosowanie dla pracowników, którzy pracę wykonują w tych warunkach w całości (cały tydzień) lub w części (kilka dni w tygodniu). Dla pracowników, którzy prace wykonują w sposób zdalny jedynie sporadycznie, przewidziano mniej restrykcyjne zasady.

 

Pracodawcy, którzy chcą pozostawać w zgodzie z obowiązującymi przepisami, a nie zdążą sporządzić regulaminu czy innych dokumentów do pracy zdalnej, mogą przez pewien okres ograniczyć możliwość korzystania z niej, informując pracowników o możliwości złożenia wniosku o wykonywanie pracy zdalnej okazjonalnej.

 

Formuła ta opiera się na tym, że wymiar pracy  nie przekracza 24 dni w roku kalendarzowym, a sama praca wykonywana jest na wniosek pracownika. 

 

Do pracy zdalnej okazjonalnej nie stosuje się przepisów art. 67(19)–67(24) oraz art. 67(31) § 3. W takiej sytuacji nie ma zatem:

1) regulaminu, porozumień czy poleceń albo wiążących wniosków,

2) dodatkowych obowiązków informacyjnych,

3) obowiązku zwrotu kosztów czy ekwiwalentu za korzystanie z narzędzi własnych

 

A contrario, do pracy okazjonalnej stosuje się wyłącznie przepisy od art. 67(25) do art. 67(34), tj:

1) wypłata kosztów, ekwiwalentu czy ryczałtu dalej nie stanowią przychodu,

2) pracodawca ma obowiązki w zakresie ochrony danych osobowych,

3) pracodawca może przeprowadzić kontrolę, ale na zasadach ustalonych z pracownikiem,

4) pracownik ma być traktowany z zachowaniem zasady niedyskryminacji i może korzystać z zakładu pracy,

5) pracodawca ma tożsame obowiązki z zakresu BHP, w tym w zakresie oceny ryzyka

 

24 dni w roku to 2 dni w miesiącu. Pracodawca winien wprowadzić system rejestrujący ten sposób korzystania z pracy zdalnej, aby nie narazić się na konsekwencje braku wprowadzenia ogólnych zasad wykonywania pracy zdalnej.

Praca zdalna a przepisy BHP

Praca zdalna nowe regulacje

Zgodnie z ustawą dotyczącą pracy zdalnej, pracownik samodzielnie organizuje stanowisko pracy zdalnej, uwzględniając wymagania ergonomii. Pracodawca realizuje w stosunku do pracownika w czasie wykonywania przez niego pracy zdalnej jedynie niektóre obowiązki określone w Kp.

Pracodawca został zwolniony z obowiązków wynikających z art. 208 § 1 (współpraca pracowników różnych pracodawców), art. 209(1) (obowiązki pracodawcy w zakresie zapewnienia środków do pierwszej pomocy), art. 212 pkt 1 i 4 (obowiązek pracodawcy organizowania stanowiska pracy zgodnie z przepisami BHP i dbania o stan pomieszczeń pracy i wyposażenia technicznego), art. 213 (budowa lub przebudowa zakładu), art. 214 (obowiązek zapewnienia pomieszczeń do pracy), art. 232 (Posiłki profilaktyczne i napoje) i art. 233 (obowiązek zapewnienia urządzeń higieniczno-sanitarnych oraz dostarczenia niezbędnych środków higieny osobistej).

Wyłączenie pracy zdalnej

Nowe przepisy wskazują, że praca zdalna nie obejmuje prac:
1) szczególnie niebezpiecznych;
2) w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych;
3) z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie, o których mowa w przepisach w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy związanej z występowaniem czynników chemicznych w miejscu pracy;
4) związanych ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych oraz innych substancji lub mieszanin wydzielających uciążliwe zapachy;
5) powodujących intensywne brudzenie.

Obowiązkowa ocena ryzyka

Pracodawca zobowiązany jest dokonać osobnej oceny ryzyka zawodowego pracownika wykonującego pracę zdalną. W ramach oceny uwzględnia się w szczególności wpływ tej pracy na wzrok, układ mięśniowo-szkieletowy oraz uwarunkowania psychospołeczne tej pracy. Pracodawca może sporządzić uniwersalną ocenę ryzyka zawodowego dla poszczególnych grup stanowisk pracy zdalnej.

Na podstawie wyników tej oceny pracodawca opracowuje informację zawierającą:
1) zasady i sposoby właściwej organizacji stanowiska pracy zdalnej, z uwzględnieniem wymagań ergonomii;
2) zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej;
3) czynności do wykonania po zakończeniu wykonywania pracy zdalnej;
4) zasady postępowania w sytuacjach awaryjnych stwarzających zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzkiego.

Warunki dopuszczenia do pracy zdalnej

Przed dopuszczeniem do wykonywania pracy zdalnej pracownik potwierdza w oświadczeniu składanym w postaci papierowej lub elektronicznej zapoznanie się z przygotowaną przez pracodawcę oceną ryzyka zawodowego oraz informacją zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej oraz zobowiązuje się do ich przestrzegania.

Dopuszczenie pracownika do wykonywania pracy zdalnej jest uzależnione od złożenia przez pracownika oświadczenia w postaci papierowej lub elektronicznej, zawierającego potwierdzenie, że na stanowisku pracy zdalnej w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki tej pracy.

Samo sporządzenie regulaminu pracy zdalnej nie jest zatem wystarczające. Konieczne jest opracowanie oceny ryzyka i podpisanie oświadczeń przez pracowników. Do tej pory ten aspekt pracy zdalnej był zupełnie pomijany.

Anna Kałużna radca prawny


Sprawdź:

Praca zdalna – czym jest i gdzie może być wykonywana?

Regulamin pracy zdalnej – co w nim zawrzeć?

Praca zdalna – dodatkowe obowiązki informacyjne

Praca zdalna – kontrola pracownika


Praca zdalna – równość w zatrudnieniu, ochrona i udogodnienia dla pracownika

Pracownik wykonujący pracę zdalną nie może być traktowany mniej korzystnie w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych niż inni pracownicy zatrudnieni przy takiej samej lub podobnej pracy, z uwzględnieniem odrębności związanych z warunkami wykonywania pracy zdalnej.

 

Pracownik nie może być w jakikolwiek sposób dyskryminowany z powodu wykonywania pracy zdalnej, jak również z powodu odmowy wykonywania takiej pracy.

 

Pracodawca umożliwia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przebywanie na terenie zakładu pracy, kontaktowanie się z innymi pracownikami oraz korzystanie z pomieszczeń i urządzeń pracodawcy, zakładowych obiektów socjalnych i prowadzonej działalności socjalnej – na zasadach przyjętych dla ogółu pracowników.

 

Nowelizacja wprost wskazuje na uprawnienia pracowników zdalnych i ich ochronę. Mają być oni traktowani tak samo jak pracownicy stacjonarni, przy uwzględnieniu pewnych odrębności w warunkach wykonywania pracy. Mają mieć dostęp do tożsamych premii, prezentów świątecznych, ale także szkoleń czy innych świadczeń. Powyższe może rodzić szereg pytań np. w zakresie zapewnienia pracownikom kanapek czy kawy w biurze.

 

Należy także przypomnieć, że odmowa wyrażenia przez pracownika zgody na zmianę warunków wykonywania pracy w toku zatrudnienia, wystąpienie z wnioskiem o wykonywanie pracy zdalnej przez pracownika, a także zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej nie mogą stanowić przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie przez pracodawcę umowy o pracę. Tu również ustawa wprowadza mechanizm ochronny dla pracownika.

 

Ustawa wprowadza także udogodnienie dla pracownika co do formy kontaktu z pracodawcą. W przypadku wykonywania pracy zdalnej wnioski pracownika, dla których przepisy kodeksu lub innych ustaw lub aktów wykonawczych, określających prawa i obowiązki z zakresu prawa pracy, wymagają formy pisemnej, mogą być złożone w postaci papierowej lub elektronicznej. Ustawa mówi o wnioskach, nie precyzując o jakie wnioski chodzi. Można jedynie zakładać, że wnioski te dotyczą spraw bieżących jak urlopy, świadczenia czy zgłoszenia członków rodzin do ubezpieczeń, a nie oświadczeń kształtujących stosunek prawa, jak np. oświadczenie o wypowiedzeniu umowy.

Praca zdalna – kontrola pracownika

Zakres kontroli

Pracodawca ma prawo przeprowadzać kontrolę wykonywania pracy zdalnej przez pracownika, kontrolę w zakresie BHP lub kontrolę przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur RODO, na zasadach określonych w regulaminie pracy zdalnej, porozumieniu lub poleceniu.

Zasady kontroli pracy zdalnej

Kontrolę przeprowadza się w porozumieniu z pracownikiem w miejscu wykonywania pracy zdalnej w godzinach pracy pracownika. Pracodawca dostosowuje sposób przeprowadzania kontroli do miejsca wykonywania pracy zdalnej i jej rodzaju. Wykonywanie czynności kontrolnych nie może naruszać prywatności pracownika wykonującego pracę zdalną i innych osób ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych w sposób zgodny z ich przeznaczeniem.

Konsekwencje uchybień w pracy zdalnej

Jeżeli pracodawca, w trakcie kontroli pracy zdalnej uzgodnionej w trakcie zatrudnienia (wniosek o pracę zdalną), stwierdzi uchybienia w przestrzeganiu przepisów i zasad w zakresie BHP lub w przestrzeganiu wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur RODO, zobowiązuje pracownika do usunięcia stwierdzonych uchybień we wskazanym terminie albo cofa zgodę na wykonywanie pracy zdalnej przez tego pracownika. W przypadku wycofania zgody na wykonywanie pracy zdalnej pracownik rozpoczyna pracę w dotychczasowym miejscu pracy w terminie określonym przez pracodawcę.

Należy wskazać że zakres kontroli pracodawcy nie jest nieograniczony. Kontrola ma dotyczyć wykonywania pracy zdalnej, bhp, rodo, itp. a nie innych aspektów życia prywatnego pracownika. Ma być ona uzgodniona z pracownikiem i jak najmniej uciążliwa. W sytuacji stwierdzenia uchybienia, pracodawca ma obowiązek zareagować – wezwać do usunięcia uchybień lub cofnięcia zgody.

Anna Kałużna radca prawny


Sprawdź:

Nowe przepisy o pracy zdalnej, czyli co się tak naprawdę wydarzyło?

Regulamin pracy zdalnej – co w nim zawrzeć?

Praca zdalna a przepisy BHP

Okazjonalna praca zdalna – czym jest i jakie są zasady jej wykonywania?


Praca zdalna – ryczałt zamiast zwrotu kosztów lub ekwiwalentu


Pracodawca w określonych sytuacjach jest zobowiązany do pokrycia kosztów lub wypłaty ekwiwalentu na rzecz pracownika. Obowiązek ten może być zastąpiony obowiązkiem wypłaty ryczałtu, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.

Przy ustalaniu wysokości ryczałtu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.

Ustawa o pracy zdalnej 2023 przewiduje, że pracodawca ma do wyboru czy będzie wypłacał koszty, ekwiwalent czy ryczałt, ale zasady ich określania muszą zostać wpisane do regulaminu pracy zdalnej, porozumienia czy polecenia. Pracodawca winien udokumentować sposób wyliczenia wartości ekwiwalentu czy ryczałtu i co jakiś czas, np. co roku, weryfikować aktualne ceny i potrzeby.

Wypłata ryczałtu nie stanowi przychodu pracownika w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Anna Kałużna radca prawny


Sprawdź:

Nowe przepisy o pracy zdalnej, czyli co się tak naprawdę wydarzyło?

Do kiedy obowiązują dotychczasowe regulaminy telepracy i pracy zdalnej, czyli ile mamy czasu na zmiany?

Praca zdalna – czym jest i gdzie może być wykonywana?

Regulamin pracy zdalnej – co w nim zawrzeć?


Praca zdalna – ekwiwalent pieniężny za wykorzystywanie przez pracownika własnych materiałów i narzędzi pracy


Strony mogą ustalić zasady wykorzystywania przez pracownika wykonującego pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, niezapewnionych przez pracodawcę, spełniających wymagania BHP.

W tym wypadku, mowa jest przede wszystkim o art. 215 Kp, w myśl którego, pracodawca jest obowiązany zapewnić, aby stosowane maszyny i inne urządzenia techniczne:
1) zapewniały bezpieczne i higieniczne warunki pracy, w szczególności zabezpieczały pracownika przed urazami, działaniem niebezpiecznych substancji chemicznych, porażeniem prądem elektrycznym, nadmiernym hałasem, działaniem drgań mechanicznych i promieniowania oraz szkodliwym i niebezpiecznym działaniem innych czynników środowiska pracy;
2) uwzględniały zasady ergonomii.

Zgodnie z art. 217 Kp, niedopuszczalne jest wyposażanie stanowisk pracy w maszyny i inne urządzenia techniczne, które nie spełniają wymagań dotyczących oceny zgodności określonych w odrębnych przepisach.

Praca zdalna ekwiwalent

Przepisy te stosuje się odpowiednio do narzędzi pracy. W przypadku wykorzystywania przez pracownika własnych materiałów i narzędzi pracy, pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą.

Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.

Praca zdalna ryczałt

Obowiązek wypłaty ekwiwalentu może być zastąpiony obowiązkiem wypłaty ryczałtu, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.

Pracodawca ma zatem do wyboru czy będzie wypłacał ekwiwalent czy ryczałt, ale zasady ich określania muszą zostać wpisane do regulaminu, porozumienia czy polecenia. Zmiany w pracy zdalnej sugerują, aby pracodawca udokumentował sposób wyliczenia wartości ekwiwalentu czy ryczałtu i co jakiś czas, np. co roku, weryfikować aktualne ceny i potrzeby.

Wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu nie stanowią przychodu w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Anna Kałużna radca prawny


Sprawdź:

Praca zdalna – obowiązki pracodawcy związane z organizacją stanowiska pracy oraz zwrot kosztów dla pracownika

Praca zdalna – ryczałt zamiast zwrotu kosztów lub ekwiwalentu

Praca zdalna a przepisy BHP

Okazjonalna praca zdalna – czym jest i jakie są zasady jej wykonywania?


Praca zdalna – obowiązki pracodawcy związane z organizacją stanowiska pracy oraz zwrot kosztów dla pracownika

Regulamin pracy zdalnej 2023

Ustawa o pracy zdalnej przewiduje, że pracodawca jest obowiązany:
1) zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej;
2) zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
3) pokryć inne koszty niż koszty określone w pkt 2 bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu, regulaminie, lub poleceniu.
4) zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania tej pracy.

Praca zdalna zwrot kosztów

Poza obowiązkami ogólnymi co do zapewnienia materiałów i narzędzi pracy, ich serwisu i szkoleń, pracodawca ma obowiązek zwrotu kosztów na rzecz pracownika:
1) koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej,
2) koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
3) inne koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został przez pracodawcę uprzednio przewidziany.

Praca zdalna ryczałt

Obowiązek pokrycia kosztów może być zastąpiony obowiązkiem wypłaty ryczałtu, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.

Pracodawca ma zatem do wyboru czy będzie dokonywał zwrotu kosztów czy wypłacał ryczałt, ale zasady ich określania muszą zostać wpisane do regulaminu, porozumienia czy polecenia. Pracodawca winien udokumentować sposób wyliczenia wartości ryczałtu i co jakiś czas, np. co roku, weryfikować aktualne ceny i potrzeby.

Zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika i wypłata ryczałtu nie stanowią przychodu w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych .

Anna Kałużna radca prawny


Sprawdź:

Praca zdalna – ekwiwalent pieniężny za wykorzystywanie przez pracownika własnych materiałów i narzędzi pracy

Praca zdalna – ryczałt zamiast zwrotu kosztów lub ekwiwalentu

Praca zdalna a przepisy BHP

Okazjonalna praca zdalna – czym jest i jakie są zasady jej wykonywania?


Jak zakończyć pracę zdalną?


W przypadku podjęcia pracy zdalnej poprzez uzgodnienie w toku zatrudnienia każda ze stron umowy o pracę może wystąpić z wiążącym wnioskiem, złożonym w postaci papierowej lub elektronicznej, o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy. Wniosek taki może zatem złożyć nie tylko pracownik, ale też pracodawca. Złożenie wniosku jest dla drugiej strony wiążące.

Termin przywrócenia do pracy

Strony ustalają termin przywrócenia poprzednich warunków wykonywania pracy, nie dłuższy niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku. W razie braku porozumienia przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy następuje w dniu następującym po upływie 30 dni od dnia otrzymania wniosku. Strony powinny zatem podjąć rozmowy, celem wypracowania terminu.

Pracodawca nie może wystąpić z wiążącym wnioskiem o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy przez pracownika z grupy uprzywilejowanej, chyba że dalsze wykonywanie pracy zdalnej nie jest możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.

Złożenie wniosku o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej, nie może stanowić przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie przez pracodawcę umowy o pracę.

Odwołanie z pracy zdalnej

Zmiany w prawie pracy nie przewidują sytuacji incydentalnego odwołania z pracy zdalnej. W przypadku pracy zdalnej częściowej, strony mogą rozwiązać tę sytuację dostosowując odpowiednio grafik do potrzeb pracodawcy. W przypadku pracy stałej, pracodawca nie ma de facto instrumentów do zażądania stawienia się przez pracownika w biurze. Sytuacje takie należy jednak rozpatrywać indywidualnie przez pryzmat ogólnych obowiązków pracowniczych.

Anna Kałużna radca prawny


Sprawdź:

Praca zdalna – czym jest i gdzie może być wykonywana?

Praca zdalna - z czyjej inicjatywy może być wykonywana?

Praca zdalna – kontrola pracownika

Praca zdalna – równość w zatrudnieniu, ochrona i udogodnienia dla pracownika


Praca zdalna – dodatkowe obowiązki informacyjne

Zmiany w prawie pracy

Zgodnie z przepisem art. 29 § 3 Kp, pracodawca informuje pracownika na piśmie, nie później niż w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę, m.in. o: obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy, częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę, czy wymiarze przysługującego pracownikowi urlopu.

Praca zdalna nowe przepisy

W przypadku wykonywania pracy zdalnej na podstawie uzgodnienia dokonanego przy zawieraniu umowy o pracę, informacja, o której mowa w art. 29 § 3, obejmuje dodatkowo co najmniej:
1) określenie jednostki organizacyjnej pracodawcy, w której strukturze znajduje się stanowisko pracy pracownika wykonującego pracę zdalną;
2) wskazanie osoby lub organu odpowiedzialnych za współpracę z pracownikiem wykonującym pracę zdalną oraz upoważnionych do przeprowadzania kontroli w miejscu wykonywania pracy zdalnej.

Pracodawca jest zatem obowiązany udzielić pracownikowi ww. informacji w terminie 7 dni od zawarcia umowy – na piśmie.

W przypadku wykonywania pracy zdalnej na podstawie uzgodnienia dokonanego w trakcie zatrudnienia oraz polecenia pracodawcy, pracodawca przekazuje pracownikowi ww. informacje w postaci papierowej lub elektronicznej, najpóźniej w dniu rozpoczęcia przez niego wykonywania pracy zdalnej. Ustawa pozwala zatem na udzielenie informacji w formie elektronicznej, co wydaje się sporym ułatwieniem.

Anna Kałużna radca prawny


Sprawdź:

Jak wprowadzić Regulamin wykonywania pracy zdalnej i czy zawsze jest wymagany?

Praca zdalna – obowiązki pracodawcy związane z organizacją stanowiska pracy oraz zwrot kosztów dla pracownika

Praca zdalna a przepisy BHP



Regulamin pracy zdalnej – co w nim zawrzeć?


Ustawa o pracy zdalnej wprost reguluje pewne minimum, które należy opisać w regulaminie pracy zdalnej lub porozumieniu ze związkami zawodowymi.

W regulaminie lub porozumieniu określa się w szczególności:
1) grupę lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną;
2) zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów,
3) zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego, lub ryczałtu,
4) zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
5) zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
6) zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;
7) zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych;
8) zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.

Pkt 2–8 stanowią też minimum w zakresie umieszczenia ich w poleceniu pracodawcy lub porozumieniu z pracownikiem w sytuacji, gdy regulamin pracy zdalnej nie jest wydawany.

Jak powinny brzmieć zapisy regulaminu? Jak określić zasady, aby były zgodne z prawem? O tym już w kolejnych wpisach.

Anna Kałużna radca prawny

Sprawdź:

Praca zdalna – dodatkowe obowiązki informacyjne

Praca zdalna – obowiązki pracodawcy związane z organizacją stanowiska pracy oraz zwrot kosztów dla pracownika

Praca zdalna – ekwiwalent pieniężny za wykorzystywanie przez pracownika własnych materiałów i narzędzi pracy

Praca zdalna – ryczałt zamiast zwrotu kosztów lub ekwiwalentu



Jak wprowadzić Regulamin wykonywania pracy zdalnej i czy zawsze jest wymagany?


Regulamin pracy zdalnej 2023

Regulamin wprowadza się u pracodawcy, u którego nie działają zakładowe organizacje związkowe. Pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

W przypadku, gdy przedstawiciele pracowników nie byli do tej pory wyłonieni, należy jak najszybciej uzupełnić ten brak i wprowadzić zarządzenie dot. wyboru przedstawicieli. Przedstawiciele wybierani są oddolnie, nie mianuje ich pracodawca. Mają oni wiele funkcji w zakładzie pracy. Bez przedstawicieli pracowników wprowadzenie regulaminu pracy zdalnej nie będzie możliwe.

Porozumienie z pracownikiem

Wykonywanie pracy zdalnej jest dopuszczalne także w przypadku, gdy nie został wydany regulamin. W takim przypadku pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej odpowiednio w poleceniu wykonywania pracy zdalnej, albo w porozumieniu zawartym z pracownikiem. W sytuacji, gdy z jakichkolwiek przyczyn pracodawca nie chce wyłaniać przedstawicieli pracowników, może się to okazać jedyna możliwość aby wprowadzić pracę zdalną.

Porozumienie ze związkami zawodowymi

W przypadku, gdy u pracodawcy działa organizacja związkowa (lub kilka), zasady wykonywania pracy zdalnej określa się w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową (lub organizacjami). Jeżeli nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia z wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, pracodawca uzgadnia treść porozumienia z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi. Jeżeli w terminie 30 dni od dnia przedstawienia projektu porozumienia przez pracodawcę nie dojdzie do zawarcia porozumienia, pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie, uwzględniając ustalenia podjęte z zakładowymi organizacjami związkowymi w toku uzgadniania porozumienia.

Anna Kałużna radca prawny

Sprawdź:

Regulamin pracy zdalnej – co w nim zawrzeć?

Praca zdalna – dodatkowe obowiązki informacyjne

Jak zakończyć pracę zdalną?

Praca zdalna – obowiązki pracodawcy związane z organizacją stanowiska pracy oraz zwrot kosztów dla pracownika


Praca zdalna - z czyjej inicjatywy może być wykonywana?


Praca zdalna może być wykonywana na polecenie pracodawcy lub na wniosek pracownika.

Polecenie pracy zdalnej

Pracodawca może wydać polecenie pracy zdalnej, ale wyłącznie w określonych wypadkach. Na polecenie pracodawcy praca zdalna może być wykonywana:
1) w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu (sformułowanie zbieżne z dotychczasowymi przepisami covidowymi) lub
2) w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej
– jeżeli pracownik złoży bezpośrednio przed wydaniem polecenia oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.

Tym samym, konieczne jest osobne oświadczenie pracownika – przed wydaniem polecenia. Jeżeli pracownik go nie złoży, pracodawca nie może wydać polecenia.

Pracodawca może w każdym czasie cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej, jednak z co najmniej dwudniowym uprzedzeniem. W przypadku zmiany warunków lokalowych i technicznych uniemożliwiającej wykonywanie pracy zdalnej pracownik informuje o tym niezwłocznie pracodawcę. W takim przypadku pracodawca niezwłocznie cofa polecenie wykonywania pracy zdalnej.

Wniosek o pracę zdalną

Pracownik jest uprawniony złożyć odpowiedni wniosek o pracę zdalną. Pracodawca co do zasady nie ma obowiązku go uwzględnić. O przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku pracodawca informuje pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku przez pracownika.

Pracodawca jest obowiązany uwzględnić wniosek pracownika, o którym mowa w art. 142(1) § 1 pkt 2 i 3, pracownicy w ciąży, pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia, a także pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności, chyba że nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. Złożenie wniosku przez pracowników z uprzywilejowanej grupy nie gwarantuje zatem jej przyznania.

Dla wyjaśnienia, w art. 142(1) § 1 kp jest mowa o wniosku pracownika:
1) rodzica dziecka posiadającego zaświadczenie, o którym mowa w art. 4 ust. 3 ustawy z dnia 4 listopada 2016 r. o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin "Za życiem"
2) rodzica dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności, opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych,
w tym również po ukończeniu przez dziecko 18. roku życia.

Wystąpienie z wnioskiem o wykonywanie pracy zdalnej przez pracownika z uprzywilejowanej grupy nie może stanowić przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie przez pracodawcę umowy o pracę.

Anna Kałużna radca prawny

Sprawdź:

Jak wprowadzić Regulamin wykonywania pracy zdalnej i czy zawsze jest wymagany?

Regulamin pracy zdalnej – co w nim zawrzeć?

Praca zdalna – dodatkowe obowiązki informacyjne

Jak zakończyć pracę zdalną?


Praca zdalna – czym jest i gdzie może być wykonywana?


Praca zdalna jest definiowana jako praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Definicja ta przewidziana jest w art. 67(18) Kp.

Miejsce pracy zdalnej

Rozkładając definicję na czynniki pierwsze:
1) miejsce pracuje wskazuje pracownik, ale musi ono być każdorazowo uzgodnione z pracodawcą
2) miejscem pracy może być adres zamieszkania pracownika,
3) praca zdalna może być wykonywana w danym miejscu całkowicie lub tylko w części
4) praca zdalna może być wykonywana m.in. z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się, lub w inny uzgodniony sposób

Uzgodnienie między stronami umowy o pracę dotyczące wykonywania pracy zdalnej przez pracownika może nastąpić przy zawieraniu umowy o pracę albo w trakcie zatrudnienia.

Wniosek o pracę zdalną albo polecenie pracy zdalnej

Nie ma zatem przeszkód do zmiany warunków wykonywania pracy w trakcie obowiązywania umowy. Samo uzgodnienie może być wówczas zostać dokonane z inicjatywy pracodawcy albo na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej. Przepisu art. 29 § 4 Kp nie stosuje się, co oznacza że zmiana warunków umowy o pracę nie wymaga formy pisemnej.

Pracownik wykonujący pracę zdalną i pracodawca przekazują informacje niezbędne do wzajemnego porozumiewania się za pomocą środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość lub w inny sposób uzgodniony z pracodawcą.

Co istotne, odmowa wyrażenia przez pracownika zgody na zmianę warunków wykonywania pracy nie może stanowić przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie przez pracodawcę umowy o pracę. Uzgodnienie ma bowiem walor dobrowolności a nie przymusu.

Anna Kałużna radca prawny


Sprawdź:

Praca zdalna - z czyjej inicjatywy może być wykonywana?

Jak wprowadzić Regulamin wykonywania pracy zdalnej i czy zawsze jest wymagany?

Regulamin pracy zdalnej – co w nim zawrzeć?

Praca zdalna – dodatkowe obowiązki informacyjne

Do kiedy obowiązują dotychczasowe regulaminy telepracy i pracy zdalnej, czyli ile mamy czasu na zmiany?

Praca zdalna Kodeks pracy

Przepisy przejściowe wskazują, że ustawa wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia, z wyjątkiem m.in. art. 1 pkt 2, art. 15 oraz art. 18, które wchodzą w życie po upływie dwóch miesięcy od dnia ogłoszenia. Przepisy te dotyczą właśnie pracy zdalnej i telepracy. Tym samym, przedsiębiorcy mają 2 miesiące od dnia ogłoszenia ustawy w Dz.U. na wdrożenie niezbędnych zmian. Warto się do tego przygotować już teraz i poznać zmiany w prawie pracy.

Powyższe jednak nie wyczerpuje tematu, bowiem przez okres 6 miesięcy od dnia wejścia w życie ustawy nowelizującej, pracodawca może stosować warunki telepracy określone w porozumieniu lub regulaminie, o których mowa w art. 67(6) § 1–4 Kp w brzmieniu dotychczasowym. Przez ten sam okres, dopuszczalne jest także wykonywanie pracy w formie telepracy na podstawie wniosku pracownika, o którym mowa w art. 67(6) § 5–7 kp.

Praca zdalna umowa o pracę

Zestawienie tych przepisów pozostawia pole do wątpliwości. Przepisy z kp o telepracy znikną bowiem z Kodeksu pracy po upływie 2 miesięcy, ale praca w tej formie będzie mogła być wykonywana przez kolejne 6 miesięcy – na bazie dotychczasowego regulaminu. Telepraca nie była powszechnie stosowana, więc zapisy te nie będą miały tak istotnego znaczenia.

Art. 3 ustawy covidowej, a więc podstawa do dotychczasowego regulaminu pracy zdalnej, zostanie uchylony po upływie 2 miesięcy i to na tym aspekcie pracodawcy powinni się obecnie skupić.

Anna Kałużna radca prawny


Sprawdź:
Praca zdalna – czym jest i gdzie może być wykonywana?
Praca zdalna - z czyjej inicjatywy może być wykonywana?
Jak wprowadzić Regulamin wykonywania pracy zdalnej i czy zawsze jest wymagany?
Regulamin pracy zdalnej – co w nim zawrzeć?


Nowe przepisy o pracy zdalnej, czyli co się tak naprawdę wydarzyło?


Zmiany w prawie pracy przewidują uchylenie z Kodeksu pracy rozdziału pn. Zatrudnianie pracowników w formie telepracy. Dodaje się natomiast nowy rozdział pn. Praca zdalna. Archiwalna i rzadko stosowana telepraca zostaje zatem wykreślona z Kodeksu pracy i zastąpiona pracą zdalną.

Praca zdalna przepisy

Pierwsze regulacje dotyczące pracy zdalnej pojawiły się w marcu 2020 r. w związku z wprowadzeniem art. 3 ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych.

Przepis przewidywał, że w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, w celu przeciwdziałania COVID-19 pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna).

Wymogi w okresie covid

Ustawa covidowa nie wymagała regulaminu pracy zdalnej, ograniczała się do wskazania, że:
1) Wykonywanie pracy zdalnej może zostać polecone, jeżeli pracownik ma umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do wykonywania takiej pracy i pozwala na to rodzaj pracy. W szczególności praca zdalna może być wykonywana przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość lub dotyczyć wykonywania części wytwórczych lub usług materialnych.
2) Narzędzia i materiały potrzebne do wykonywania pracy zdalnej oraz obsługę logistyczną pracy zdalnej zapewnia pracodawca.
3) Przy wykonywaniu pracy zdalnej pracownik może używać narzędzi lub materiałów niezapewnionych przez pracodawcę pod warunkiem, że umożliwia to poszanowanie i ochronę informacji poufnych i innych tajemnic prawnie chronionych, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa lub danych osobowych, a także informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.
4) Na polecenie pracodawcy, pracownik wykonujący pracę zdalną ma obowiązek prowadzić ewidencję wykonanych czynności, uwzględniającą w szczególności opis tych czynności, a także datę oraz czas ich wykonania.
5) Pracownik sporządza ewidencję wykonywanych czynności w formie i z częstotliwością określoną w poleceniu.
6) Pracodawca może w każdym czasie cofnąć polecenie pracy zdalnej.

Przez prawie 3 lata instytucja telepracy i pracy zdalnej funkcjonowały równolegle. Ustawa nowelizująca porządkuje te pojęcia i uchyla nie tylko telepracę, ale w art. 15 uchyla także art. 3 ustawy covidowej. Dotychczasowe regulacje pracy zdalnej oparte o kodeks pracy i ustawę covidową muszą podlegać zmianom.

Do kiedy dotychczasowe regulaminy i zasady obowiązują? O tym już w kolejnym wpisie.

Anna Kałużna radca prawny


Sprawdź:

Do kiedy obowiązują dotychczasowe regulaminy telepracy i pracy zdalnej, czyli ile mamy czasu na zmiany?

Praca zdalna – czym jest i gdzie może być wykonywana?

Praca zdalna - z czyjej inicjatywy może być wykonywana?

Jak wprowadzić Regulamin wykonywania pracy zdalnej i czy zawsze jest wymagany?