Regulamin pracy zdalnej wzór - cz. 5 –zwrot kosztów pracy zdalnej

Przepisy o pracy zdalnej podają co powinno się znaleźć w nowym regulaminie pracy zdalnej. O tym, co stanowi minimum pisałam tutaj: Regulamin pracy zdalnej – co w nim zawrzeć?

W regulaminie lub porozumieniu określa się w szczególności:
2) zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów, o których mowa w art. 6724 § 1 pkt 2 lub 3;

Nowa praca zdalna 2023 to przede wszystkim nowe zasady zwrotu kosztów. Pracodawca jest zobowiązany określić procedurę zwrotu kosztów obowiązkowych (najczęściej chodzi tu o koszty energii elektrycznej lub usług telekomunikacyjnych zużywane na korzystanie z narzędzi lub materiałów niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej) i poinformować pracowników o dodatkowych kosztach, które będą im zwracane.

Jakie narzędzia i materiały są brane pod uwagę?

Narzędzia pracy to urządzenia umożliwiające wykonanie czynności składających się na proces pracy. Podstawowym narzędziem jest zazwyczaj komputer. Wszelkie inne narzędzia będą wynikały ze specyfiki danego stanowiska. Do narzędzi pracy mogą należeć router internetowy, telefon komórkowy, dodatkowy monitor czy osprzęt komputerowy (klawiatura, mysz), drukarka, skaner, słuchawki, dostęp do programów komputerowych lub specjalistycznej literatury (w tym dostępy online). Materiały to przedmioty eksploatacyjne wykorzystywane przy pracy zdalnej, najczęściej przy użyciu narzędzi np. papier czy toner do drukarki, artykuły piśmiennicze.

Należy sobie zadać pytanie co dany pracownik na danym stanowisku ma do dyspozycji, a następnie ustalić jakie zasady zwrotu kosztów będą najlepsze i rynkowe. Koszty energii elektrycznej to koszty energii elektrycznej użytej przez komputer, dodatkowy monitor, drukarkę lub inne narzędzie pracy, które jest konieczne dla pracy zdalnej. Koszty usług telekomunikacyjnych to koszty dostępu do Internetu oraz koszty rozmów telefonicznych, koszty związane z wykorzystywaniem określonych komunikatorów czy narzędzi np. pagerów.

Wzór zapisów o zwrocie kosztów:
1. Zwrot kosztów następuje na pisemny wniosek Pracownika złożony do Pracodawcy po zakończeniu danego miesiąca kalendarzowego. Do wniosku załącza się odpowiedni dokument księgowy potwierdzający obciążenie pracownika kosztami wraz z dowodem zapłaty, przy czym:
a) do wniosku o zwrot kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy dołącza się oświadczenie Pracownika o celowości, zasadności oraz uprzedniej akceptacji wydatku przez Pracodawcę,
b) do wniosku o zwrot kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych dołącza się oświadczenie Pracownika o rodzaju używanych narzędzi pracy, ich normach zużycia energii elektrycznej, kopię dokumentów potwierdzających poniesienie kosztów, a także ilości dni wykonywania pracy zdalnej przy ich wykorzystaniu.
2. Zwrot uzasadnionych kosztów następuje po dokonaniu weryfikacji wniosku przez Pracodawcę.

Zwrot innych kosztów

Ustawodawca nie precyzuje, jakie koszty można zakwalifikować pod pojęciem innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej. Koszty te muszą być bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej. Do innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej można zaliczyć np. koszty usług kurierskich, opłaty za przesyłki pocztowe (znaczki, koperty, etc.), koszty związane z odbiorem i niszczeniem dokumentów.

Zapisy mogą wyglądać następująco:
Pracodawca zobowiązuje się do pokrycia dodatkowo kosztów: ….., o ile będą one bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, poprzez ich zwrot Pracownikowi.


Anna Kałużna radca prawny


Sprawdź:

Regulamin pracy zdalnej wzór - cz. 4 – zasady organizacyjne