7 kroków do wdrożenia procedury sygnalistów
Od 25 września 2024 roku przedsiębiorstwa zatrudniające co najmniej 50 pracowników będą zobowiązane do wdrożenia procedur umożliwiających zgłaszanie nieprawidłowości wewnętrznych przez pracowników.
Etapy wdrożenia procedur ochrony sygnalistów
Dla efektywnego wdrożenia nowych przepisów, pracodawcy powinni podjąć następujące kroki:
Przygotowanie procedury zgłoszeń naruszeń – należy opracować formalną procedurę, określającą sposób przyjmowania i obsługi zgłoszeń o naruszeniach prawa. Konieczne jest wyznaczenie osób odpowiedzialnych za jej realizację.
Utworzenie kanałów zgłoszeń – organizacje muszą stworzyć bezpieczne i dostępne kanały komunikacji, np. dedykowany adres e-mail lub infolinię, które umożliwią pracownikom zgłaszanie naruszeń anonimowo.
Prowadzenie rejestru zgłoszeń – każda firma powinna prowadzić ewidencję wszystkich otrzymanych zgłoszeń, w tym datę zgłoszenia, jego treść oraz podjęte działania następcze.
Potwierdzanie przyjęcia zgłoszeń – zgłoszenia powinny być formalnie potwierdzane w ciągu 7 dni roboczych od ich otrzymania, aby sygnaliści mieli pewność, że ich informacje zostały odebrane i będą rozpatrywane.
Przeprowadzanie postępowań wyjaśniających – w przypadku poważnych zgłoszeń, pracodawca jest zobowiązany do przeprowadzenia wewnętrznych postępowań wyjaśniających, które powinny być zakończone w możliwie najkrótszym czasie.
Informowanie o podjętych działaniach następczych – organizacja musi poinformować sygnalistę o wynikach postępowania oraz podjętych krokach w ciągu maksymalnie 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia.
Dostosowanie procedur RODO – wdrożenie procedur ochrony sygnalistów wymaga również dostosowania istniejącej dokumentacji RODO, w tym rejestru czynności przetwarzania danych, klauzul informacyjnych i oceny ryzyka.
Poza ww. regulacjami, procedura powinna też gwarantować bezstronność weryfikacji zgłoszeń i ustanowienie podmiotu dedykowanego do przyjmowania i obsługi zgłoszeń. Może być to podmiot w strukturach pracodawcy lub niezależny podmiot zewnętrzny (tzw. outsourcing).
Jeżeli chcesz powierzyć te obowiązki swoim pracownikom, zapraszamy do kontaktu ws. wzorów Procedury i dokumentacji RODO, które pozwolą Ci wdrożyć plan minimum i spełnić wymogi ustawy. Pamiętaj jednak, że wszystkie te czynności możesz zlecić zewnętrznie.
Ochrona danych osobowych sygnalistów
Przygotowując dokumenty dotyczące ochrony sygnalistów, firmy muszą również dostosować swoją politykę ochrony danych osobowych, aby spełnić wymogi RODO. Pracodawca staje się administratorem danych osobowych dotyczących sygnalistów, co wymaga wprowadzenia odpowiednich zapisów do dokumentacji RODO.
Zapraszamy do kontaktu, aby dowiedzieć się więcej o naszej ofercie i uzyskać wsparcie w procesie wdrożenia przepisów dotyczących ochrony sygnalistów.
Anna Kałużna radca prawny
Sprawdź:
Procedury dot. sygnalistów – to może być proste
Obsługa wdrożenia procedur dla sygnalistów