Wdrażanie regulacji dotyczących ochrony sygnalistów to złożony proces, wymagający znajomości prawa oraz umiejętnego zarządzania ryzykiem i ochroną danych.

Nasza Kancelaria oferuje wsparcie, obejmujące:

• prosty regulamin zgłoszeń wewnętrznych – jasne zasady przyjmowania zgłoszeń, które usprawnią zarządzanie informacjami o naruszeniach,
• bieżące wyjaśnienia – praktyczne wskazówki, zapewniające zgodność z przepisami,
• wzory upoważnień i dokumentów RODO – gotowe dokumenty, ułatwiające spełnienie wymogów prawnych,
• szkolenia dla pracowników wyznaczonych do obsługi sygnalistów – zwiększenie świadomości na temat ochrony sygnalistów i praktycznego stosowania procedur.

Dodatkowo, oferujemy usługę zewnętrznego Pełnomocnika ds. sygnalistów, zapewniając profesjonalny kontakt z sygnalistami, prowadzenie rejestru zgłoszeń i obsługi zgłoszeń i realizację obowiązków informacyjnych.

Zapraszamy do kontaktu, aby dowiedzieć się więcej o naszej ofercie i uzyskać wsparcie w procesie wdrożenia przepisów dotyczących ochrony sygnalistów.


Anna Kałużna radca prawny


Sprawdź:

7 kroków do wdrożenia procedury sygnalistów

Procedury dot. sygnalistów – to może być proste

Od 25 września 2024 roku przedsiębiorstwa zatrudniające co najmniej 50 pracowników będą zobowiązane do wdrożenia procedur umożliwiających zgłaszanie nieprawidłowości wewnętrznych przez pracowników.


Etapy wdrożenia procedur ochrony sygnalistów

Dla efektywnego wdrożenia nowych przepisów, pracodawcy powinni podjąć następujące kroki:

Przygotowanie procedury zgłoszeń naruszeń – należy opracować formalną procedurę, określającą sposób przyjmowania i obsługi zgłoszeń o naruszeniach prawa. Konieczne jest wyznaczenie osób odpowiedzialnych za jej realizację.

Utworzenie kanałów zgłoszeń – organizacje muszą stworzyć bezpieczne i dostępne kanały komunikacji, np. dedykowany adres e-mail lub infolinię, które umożliwią pracownikom zgłaszanie naruszeń anonimowo.

Prowadzenie rejestru zgłoszeń – każda firma powinna prowadzić ewidencję wszystkich otrzymanych zgłoszeń, w tym datę zgłoszenia, jego treść oraz podjęte działania następcze.

Potwierdzanie przyjęcia zgłoszeń – zgłoszenia powinny być formalnie potwierdzane w ciągu 7 dni roboczych od ich otrzymania, aby sygnaliści mieli pewność, że ich informacje zostały odebrane i będą rozpatrywane.

Przeprowadzanie postępowań wyjaśniających – w przypadku poważnych zgłoszeń, pracodawca jest zobowiązany do przeprowadzenia wewnętrznych postępowań wyjaśniających, które powinny być zakończone w możliwie najkrótszym czasie.

Informowanie o podjętych działaniach następczych – organizacja musi poinformować sygnalistę o wynikach postępowania oraz podjętych krokach w ciągu maksymalnie 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia.

Dostosowanie procedur RODO – wdrożenie procedur ochrony sygnalistów wymaga również dostosowania istniejącej dokumentacji RODO, w tym rejestru czynności przetwarzania danych, klauzul informacyjnych i oceny ryzyka.

Poza ww. regulacjami, procedura powinna też gwarantować bezstronność weryfikacji zgłoszeń i ustanowienie podmiotu dedykowanego do przyjmowania i obsługi zgłoszeń. Może być to podmiot w strukturach pracodawcy lub niezależny podmiot zewnętrzny (tzw. outsourcing).

Jeżeli chcesz powierzyć te obowiązki swoim pracownikom, zapraszamy do kontaktu ws. wzorów Procedury i dokumentacji RODO, które pozwolą Ci wdrożyć plan minimum i spełnić wymogi ustawy. Pamiętaj jednak, że wszystkie te czynności możesz zlecić zewnętrznie.


Ochrona danych osobowych sygnalistów

Przygotowując dokumenty dotyczące ochrony sygnalistów, firmy muszą również dostosować swoją politykę ochrony danych osobowych, aby spełnić wymogi RODO. Pracodawca staje się administratorem danych osobowych dotyczących sygnalistów, co wymaga wprowadzenia odpowiednich zapisów do dokumentacji RODO.



Zapraszamy do kontaktu, aby dowiedzieć się więcej o naszej ofercie i uzyskać wsparcie w procesie wdrożenia przepisów dotyczących ochrony sygnalistów.


Anna Kałużna radca prawny

Sprawdź:

Procedury dot. sygnalistów – to może być proste

Obsługa wdrożenia procedur dla sygnalistów

Wraz z uchwaleniem ustawy o ochronie sygnalistów z 24 czerwca 2024 roku, firmy muszą przygotować się na spełnienie nowych wymogów prawnych.

Od 25 września 2024 roku przedsiębiorstwa zatrudniające co najmniej 50 pracowników będą zobowiązane do wdrożenia procedur umożliwiających zgłaszanie nieprawidłowości wewnętrznych przez pracowników. Liczba pracowników jest ustalana na podstawie przeliczenia na pełne etaty.

Wyjątek stanowią podmioty działające w sektorach finansowych, bezpieczeństwa transportu, ochrony środowiska oraz zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Obowiązek wprowadzenia procedur dla tych podmiotów istnieje niezależnie od liczby zatrudnionych pracowników.

Kary za niespełnienie wymogów

Niezastosowanie się do obowiązków wynikających z ustawy może skutkować poważnymi sankcjami, takimi jak kara grzywny, ograniczenie wolności, a nawet pozbawienie wolności do lat trzech.

Przewidziane kary obejmują:

• utrudnianie pracownikom dokonywania zgłoszeń,
• podejmowanie działań odwetowych wobec sygnalistów,
• naruszenie poufności tożsamości sygnalistów.

Brak ustanowienia i wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych stanowi wykroczenie i podlega karze grzywny.


Rodzaje naruszeń objętych zgłoszeniem

Zgłoszenia sygnalistów mogą dotyczyć szerokiego zakresu naruszeń, w tym:

• naruszenia praw człowieka i obywatela,
• korupcji i zamówień publicznych,
• naruszeń w obszarze usług finansowych, przeciwdziałania praniu pieniędzy,
• bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska,
• bezpieczeństwa żywności, zdrowia publicznego i ochrony danych osobowych,
• naruszeń interesów finansowych Skarbu Państwa oraz jednostek samorządu terytorialnego i unii europejskiej.

Etapy wdrożenia procedur ochrony sygnalistów

Dla efektywnego wdrożenia nowych przepisów, pracodawcy powinni podjąć następujące kroki:

• przygotowanie procedury zgłoszeń naruszeń,
• utworzenie kanałów zgłoszeń,
• prowadzenie rejestru zgłoszeń,
• potwierdzanie przyjęcia zgłoszeń,
• przeprowadzanie postępowań wyjaśniających,
• informowanie o podjętych działaniach następczych,
• dostosowanie procedur RODO.

Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej o elementach procedury wdrożenia i koniecznych zmianach w RODO – zapoznaj się z artykułem: 7 kroków do wdrożenia procedury sygnalistów


Konsultacje z przedstawicielami pracowników

Procedura zgłoszeń wewnętrznych musi być skonsultowana z zakładową organizacją związkową, a jeśli taka nie istnieje, to z wybranymi przedstawicielami pracowników. Konsultacje powinny odbywać się w okresie nie krótszym niż 5 dni i nie dłuższym niż 10 dni od przedstawienia projektu procedury. Ostatecznie, procedura ta musi zostać ogłoszona pracownikom i wchodzi w życie po upływie 7 dni od daty jej ogłoszenia.


Zakres ochrony sygnalistów

Głównym celem ustawy jest zapewnienie skutecznej ochrony sygnalistom, czyli osobom, które działając w dobrej wierze zgłaszają lub ujawniają informacje o naruszeniach prawa.

Sygnalistami mogą być osoby takie jak pracownicy, byli pracownicy, kandydaci do pracy, osoby pracujące na podstawie umów cywilnoprawnych, przedsiębiorcy, akcjonariusze, członkowie organów prawnych, stażyści, wolontariusze i praktykanci.

Pracodawca nie może podejmować działań odwetowych wobec sygnalistów, które mogłyby obejmować m.in.:

• zwolnienie z pracy lub wypowiedzenie umowy,
• obniżenie wynagrodzenia,
• negatywne oceny wyników pracy lub pominięcie przy awansowaniu,
• mobbing, dyskryminację lub inne formy niekorzystnego traktowania,
• utrudnianie znalezienia pracy w przyszłości.

Ponadto, pracodawcy mają obowiązek zapewnienia pełnej poufności danych sygnalistów, co obejmuje także ochronę przed ujawnieniem tożsamości poprzez analizę głosu czy stylu pisania.


Zapraszamy do kontaktu, aby uzyskać wsparcie w procesie wdrożenia przepisów dotyczących ochrony sygnalistów.


Anna Kałużna radca prawny


Sprawdź:

7 kroków do wdrożenia procedury sygnalistów

Obsługa wdrożenia procedur dla sygnalistów