Praca zdalna – ryczałt zamiast zwrotu kosztów lub ekwiwalentu
Pracodawca w określonych sytuacjach jest zobowiązany do pokrycia kosztów lub wypłaty ekwiwalentu na rzecz pracownika. Obowiązek ten może być zastąpiony obowiązkiem wypłaty ryczałtu, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.
Przy ustalaniu wysokości ryczałtu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.
Ustawa o pracy zdalnej 2023 przewiduje, że pracodawca ma do wyboru czy będzie wypłacał koszty, ekwiwalent czy ryczałt, ale zasady ich określania muszą zostać wpisane do regulaminu pracy zdalnej, porozumienia czy polecenia. Pracodawca winien udokumentować sposób wyliczenia wartości ekwiwalentu czy ryczałtu i co jakiś czas, np. co roku, weryfikować aktualne ceny i potrzeby.
Wypłata ryczałtu nie stanowi przychodu pracownika w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Anna Kałużna radca prawny
Sprawdź:
Nowe przepisy o pracy zdalnej, czyli co się tak naprawdę wydarzyło?
Praca zdalna – czym jest i gdzie może być wykonywana?
Regulamin pracy zdalnej – co w nim zawrzeć?