Procedury dot. sygnalistów – to może być proste
Wraz z uchwaleniem ustawy o ochronie sygnalistów z 24 czerwca 2024 roku, firmy muszą przygotować się na spełnienie nowych wymogów prawnych.
Od 25 września 2024 roku przedsiębiorstwa zatrudniające co najmniej 50 pracowników będą zobowiązane do wdrożenia procedur umożliwiających zgłaszanie nieprawidłowości wewnętrznych przez pracowników. Liczba pracowników jest ustalana na podstawie przeliczenia na pełne etaty.
Wyjątek stanowią podmioty działające w sektorach finansowych, bezpieczeństwa transportu, ochrony środowiska oraz zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Obowiązek wprowadzenia procedur dla tych podmiotów istnieje niezależnie od liczby zatrudnionych pracowników.
Kary za niespełnienie wymogów
Niezastosowanie się do obowiązków wynikających z ustawy może skutkować poważnymi sankcjami, takimi jak kara grzywny, ograniczenie wolności, a nawet pozbawienie wolności do lat trzech.
Przewidziane kary obejmują:
- utrudnianie pracownikom dokonywania zgłoszeń,
- podejmowanie działań odwetowych wobec sygnalistów,
- naruszenie poufności tożsamości sygnalistów.
Rodzaje naruszeń objętych zgłoszeniem
Zgłoszenia sygnalistów mogą dotyczyć szerokiego zakresu naruszeń, w tym:
- naruszenia praw człowieka i obywatela,
- korupcji i zamówień publicznych,
- naruszeń w obszarze usług finansowych, przeciwdziałania praniu pieniędzy,
- bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska,
- bezpieczeństwa żywności, zdrowia publicznego i ochrony danych osobowych,
- naruszeń interesów finansowych Skarbu Państwa oraz jednostek samorządu terytorialnego i unii europejskiej.
Etapy wdrożenia procedur ochrony sygnalistów
Dla efektywnego wdrożenia nowych przepisów, pracodawcy powinni podjąć następujące kroki:
- przygotowanie procedury zgłoszeń naruszeń,
- utworzenie kanałów zgłoszeń,
- prowadzenie rejestru zgłoszeń,
- potwierdzanie przyjęcia zgłoszeń,
- przeprowadzanie postępowań wyjaśniających,
- informowanie o podjętych działaniach następczych,
- dostosowanie procedur RODO.
Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej o elementach procedury wdrożenia i koniecznych zmianach w RODO – zapoznaj się z artykułem: 7 kroków do wdrożenia procedury sygnalistów
Konsultacje z przedstawicielami pracowników
Procedura zgłoszeń wewnętrznych musi być skonsultowana z zakładową organizacją związkową, a jeśli taka nie istnieje, to z wybranymi przedstawicielami pracowników. Konsultacje powinny odbywać się w okresie nie krótszym niż 5 dni i nie dłuższym niż 10 dni od przedstawienia projektu procedury. Ostatecznie, procedura ta musi zostać ogłoszona pracownikom i wchodzi w życie po upływie 7 dni od daty jej ogłoszenia.
Zakres ochrony sygnalistów
Głównym celem ustawy jest zapewnienie skutecznej ochrony sygnalistom, czyli osobom, które działając w dobrej wierze zgłaszają lub ujawniają informacje o naruszeniach prawa.
Sygnalistami mogą być osoby takie jak pracownicy, byli pracownicy, kandydaci do pracy, osoby pracujące na podstawie umów cywilnoprawnych, przedsiębiorcy, akcjonariusze, członkowie organów prawnych, stażyści, wolontariusze i praktykanci.
Pracodawca nie może podejmować działań odwetowych wobec sygnalistów, które mogłyby obejmować m.in.:
- zwolnienie z pracy lub wypowiedzenie umowy,
- obniżenie wynagrodzenia,
- negatywne oceny wyników pracy lub pominięcie przy awansowaniu,
- mobbing, dyskryminację lub inne formy niekorzystnego traktowania,
- utrudnianie znalezienia pracy w przyszłości.
Ponadto, pracodawcy mają obowiązek zapewnienia pełnej poufności danych sygnalistów, co obejmuje także ochronę przed ujawnieniem tożsamości poprzez analizę głosu czy stylu pisania.
Zapraszamy do kontaktu, aby uzyskać wsparcie w procesie wdrożenia przepisów dotyczących ochrony sygnalistów.
Anna Kałużna radca prawny
Sprawdź:
7 kroków do wdrożenia procedury sygnalistów
Obsługa wdrożenia procedur dla sygnalistów