Zmiany w pracy zdalnej – nowe obowiązki i koszty dla pracodawców
W dniu 17.05.2024 r. wchodzą nowe obowiązki dla pracodawców. Zmiany przepisów BHP z listopada 2023 r. dotyczące stanowisk wyposażonych w monitory ekranowe zaczynają obowiązywać wszystkich pracowników.
Jakie są nowe minimalne wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy?
Zgodnie z nowym brzmieniem rozporządzenia:
1) na każdym stanowisku pracy musi znajdować się monitor ekranowy, osobna mysz i klawiatura, krzesło, stół oraz opcjonalnie wyposażenie dodatkowe (stacja dysków, drukarka, skaner, uchwyt na dokument i podnóżek),
2) krzesło powinno posiadać regulowane podłokietniki, regulację wysokości siedziska, regulację wysokości oparcia odcinka lędźwiowego kręgosłupa, regulację kąta pochylenia oparcia oraz odpowiednie wymiary oparcia i siedziska, zapewniające wygodną pozycję ciała i swobodę ruchów
3) należy zapewnić na stanowisku dodatkowy monitor lub podstawkę do laptopa, aby górna krawędź ekranu znajdowała się na wysokości wzroku pracownika,
Zmiany w obowiązkach pracodawców
W związku z tym, że w ramach pracy zdalnej pracodawca zobowiązany jest do zapewnienia Pracownikowi wszelkich materiałów i narzędzi pracy, pracownikom tym należy zapewnić dodatkowe monitory (lub podstawki pod laptopy), osobną mysz oraz osobną klawiaturę do używania w czasie pracy zdalnej, albo zapewnić ekwiwalent za korzystanie z własnych sprzętów np. w postaci ryczałtu.
Dodatkowo, konieczne jest pobranie od pracowników nowych oświadczeń dot. spełniania warunków bhp w ramach pracy zdalnej oraz zaktualizowanie stawek przyjętych do zwrotu kosztów (ustawa wymaga corocznej weryfikacji).
Jaka dokumentacja jest potrzebna?
Aby sprostać przepisom rozporządzenia należy dostosować istniejące dokumenty i ustalić jakie koszty pracodawca może przeznaczyć na dodatkowy sprzęt. Można porozumieć się z pracownikami, że część sprzętów będzie zapewniona przez pracownika we własnym zakresie za zapłatą ekwiwalentu lub ryczałtu.
Zasadne jest przygotowanie:
1) zmiany regulaminu pracy zdalnej (jeżeli np. dajemy pracownikom myszki, a wcześniej ujmowaliśmy tylko laptop)
2) zmiany wysokości ryczałtu dla pracy zdalnej z ujęciem nowych sprzętów
3) uzgodnienie korzystania ze sprzętu własnego pracownika
Pracodawcy muszą pamiętać, że zmiany w BHP obowiązują od 6 miesięcy i dla nowo zatrudnianych pracowników winni byli je stosować od 17.11.2023 r. Jeżeli zmiany jeszcze nie zostały wprowadzone, warto się z tym pospieszyć.
Anna Kałużna radca prawny
Sprawdź:
Praca zdalna – ryczałt zamiast zwrotu kosztów lub ekwiwalentu